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Formazione e coaching Getting Things Done®

Applicare GTD® con agenda e organizer

Molte persone chiedono suggerimenti su come impostare il proprio sistema GTD® su un’agenda o un organizer “tradizionale”.

Articolo originale di David Allen – traduzione e adattamento in italiano di E-quality Italia

Applicare GTD® con agenda e organizer

Il vantaggio principale dei sistemi tradizionali su carta è la loro capacità di fornire più rapidamente una sintesi dei nostri impegni nel loro contesto. Questi sistemi ci consentono di raggruppare le nostre liste per contesto secondo il modo con cui desideriamo consultarle. Ottengono quindi un risultato migliore rispetto a un semplice raccoglitore in cui inserire separatamente i nostri elenchi su carta.

Realizzare da soli il sistema GTD® con un’agenda

Potete decidere di realizzare da soli il vostro sistema GTD® su un’agenda con poche decine di euro, acquistando i prodotti necessari presso qualsiasi negozio di cancelleria (probabilmente il pezzo più costoso sarà il raccoglitore).
Si può ovviamente spendere molto di più acquistando oggetti di marca con le relative copertine e accessori, ma questo non è necessario. Avrete bisogno di fogli prestampati per le pagine del calendario e per gli indirizzi e numeri di telefono dei vostri contratti. Tutto il resto del sistema potrà essere costituito da semplici fogli di carta a righe, da utilizzare per realizzare le vostre liste.

La scelta della dimensione del raccoglitore dipende da fattori estetici e pratici. I notebook in formato A4 hanno il vantaggio di poter accogliere direttamente documenti standard, stampati o fotocopiati; inoltre i template e gli accessori in questo formato sono facilmente reperibili nei comuni negozi di cancelleria.
Le agende di formato intermedio vi consentono invece di prendere appunti anche quando c’è poco spazio a disposizione. Inoltre risultano meno ingombranti da portare con sé.

Le basi di GTD®

Otterrete il massimo beneficio dalla vostra agenda od organizer seguendo i principi chiave di GTD®:

  1. Portate tutto ciò che attira la vostra attenzione fuori dalla vostra mente e registratelo in un posto di cui vi fidate.
  2. Selezionate e tenete sotto controllo dei promemoria delle prossime azioni fisiche e visibili necessarie per far avanzare i vostri impegni verso il loro completamento.
  3. Definite e tenete traccia di tutti gli impegni che avete preso e che richiedono più di un passo per essere risolti.
  4. Analizzate ed aggiornate regolarmente l’inventario completo dei vostri impegni in modo da costruire fiducia riguardo a ciò che state facendo.

Il potere di una sofisticata semplicità

Molti anni di ricerca hanno dimostrato che i sistemi e gli strumenti per la produttività personale che forniscono il maggior valore aggiunto sono quelli più semplici.
Troppe linee e troppi box nelle pagine di un organizer, ad esempio, non solo non sono necessari, ma spesso finiscono con il creare più stress di quello che riescono a rimuovere. Se siete costretti a pensare troppo ogni volta che utilizzate il vostro strumento questo non vi è d’aiuto.

Troppa struttura creerà degli ulteriori vincoli invece di rimuoverli. Per praticità e facilità d’uso vi suggeriamo di utilizzare dei fogli con una formattazione molto semplice; dei fogli bianchi o a righe saranno sufficienti a garantirvi  una grande flessibilità. Una formattazione molto semplice vi aiuterà a cogliere, chiarire, organizzare e riesaminare con il minimo sforzo possibile.

Semplice ma non troppo!

Allo stesso modo, però, un sistema troppo semplice finirà col creare complessità e confusione, dal momento che cercherete di mettere insieme degli elementi che dovrebbero essere mantenuti distinti e separati. Ad esempio, mantenere solo un calendario e una lista di cose da fare (il “sistema” tipico utilizzato dalla maggioranza delle persone) è un sistema troppo banale per controllare il volume e la complessità degli impegni che la maggioranza delle persone si trova ad affrontare. Quello di cui avete bisogno sono delle semplici liste, ma più di una.

Se seguirete i nostri suggerimenti sull’uso di un’agenda/organizer tradizionale scoprirete il potere della semplicità. Il tutto affiancato a un sistema GTD® sofisticato in grado di supportare una vasta gamma di stili di vita e di lavoro.

Usare un’agenda o un organizer per GTD®

Un’agenda o un organizer possono rivelarsi degli strumenti molto efficaci per il metodo GTD®, in grado di avere un effetto profondo sulla vostra produttività e tranquillità. Le sezioni proposte sono relativamente semplici (senza strutture complesse a importi dei vincoli), ma sono connesse da un “flusso” intelligente che consente alle diverse parti dell’organizer di funzionare e lavorare insieme.

Il sistema che imposteremo è soprattutto un modo per conservare un inventario completo e aggiornato dei vostri impegni, che tenga conto dei vostri diversi livelli di coinvolgimento sui diversi orizzonti.
Il sistema vi renderà più semplice catturare, chiarire, organizzare e riesaminare tutta la “roba” presente nella vostra mente e nella vostra vita. In questo modo potete sentirvi a vostro agio rispetto a ciò che state facendo (e non state facendo) in ogni preciso momento della giornata.

Le sezioni dell’agenda per GTD®

La sezione Note/In arrivo…  è un posto fidato dove potete raccogliere i diversi input del vostro universo man mano che questi si presentano, senza doverli analizzare o organizzare. Deve essere la prima sezione dell’organizer, perché deve poter entrare in gioco istantaneamente e in qualsiasi luogo.

Dopo la sezione note/in arrivo la parte dell’organizer che consulterete più di frequente è quella in cui elencherete le azioni che potreste mettere in atto in qualsiasi momento.
Vi suggeriamo di organizzare la parte dedicata alle azioni nelle tre sezioni descritte di seguito (che probabilmente saranno consultate in ordine):

  • Calendario. È il primo posto in cui andremo a guardare ogni giorno per sapere cosa deve essere obbligatoriamente fatto in giornata, e quanto tempo discrezionale ci resta per tutte le altre azioni in attesa, che avremo diligentemente registrato nella nostra lista prossime azioni.
  • Lista prossime azioni. Contiene tutte le azioni singole e tutti i prossimi passi dei vostri progetti. Si tratta di azioni che svolgerete appena avrete del tempo discrezionale a disposizione.
  • Agenda. In quest’area conserverete tutti gli elementi di cui desiderate discutere con altre persone e nelle riunioni.
Una volta messi sotto controllo questi aspetti dobbiamo collegare tra loro e aggiornare tutte le azioni esaminando:
  • Progetti/Obiettivi, che vi consentiranno di tener traccia dei risultati finali che desiderate raggiungere. Per i progetti più importanti vorrete anche tenere traccia…
  • …dei Piani di progetto/Note di progetto, che vi daranno maggiore confidenza di aver identificato tutti i passi necessari per portare avanti le vostre attività in modo efficace.

Dopo aver consultato le informazioni delle sezioni note/in arrivo e azioni avrete probabilmente bisogno di informazioni di supporto, al fine di ottenere i risultati desiderati. Potrete registrare queste informazioni nella sezione Riferimento / Informazioni varie e Contatti.

Un’agenda /organizer tradizionale basato sulla metodologia GTD® è strutturato in modo da evitare le inefficienze e gli errori di altri sistemi in cui gli elementi importanti spesso vengono persi o dimenticati. Questo avviene perché la maggioranza dei sistemi esistenti suggerisce di avere un solo punto dove sono raggruppati tutti gli elementi relativi ad un argomento specifico.

Questo approccio è inefficace, dal momento che per ciascun progetto è possibile dover gestire:
  • Appunti recenti presi durante una riunione di progetto e archiviati nella sezione note/in arrivo.
  • La data della prossima riunione di progetto nel calendario.
  • Un promemoria relativo a una telefonata necessaria per il progetto nella lista azioni.
  • Gli argomenti di cui desiderate parlare con il vostro capo nella sezione agenda.
  • Il progetto stesso in una lista progetti, nella sezione progetti/obiettivi.
  • Il piano di progetto nella sezione note/piani di progetto.;
  • Una checklist per gestire progetti di questo tipo nella sezione riferimento/informazioni varie.

I sistemi che prevedono un unico punto di raccolta per tutti i dati di questo tipo suggeriscono di archiviare tutte le informazioni sopra descritte sotto un’unica voce relativa al progetto.
Così facendo, però, sarete costretti a consultare tutte le note di tutti i progetti per trovare gli argomenti di cui volete parlare con il vostro capo quando lo incontrate, o per ottenere un elenco delle telefonate da fare.

Esaminare i contenuti regolarmente

L’esperienza ha mostrato che il modo suggerito per predisporre la vostra agenda od organizer tradizionale è il più efficace possibile per far fronte alla rete di argomenti, luoghi e contesti in cui potete venirvi a trovare durante la giornata.
Il segreto del successo è esaminare i contenuti a cadenza regolare, e utilizzare l’organizer come un catalizzatore per il pensiero e il coordinamento.
Se il contenuto dell’agenda GTD® sarà esaustivo e se sarà riesaminato regolarmente sperimenterete un maggiore senso di relax e comincerete a produrre risultati, in modo quasi automatico.

Sezioni suggerite per un’agenda/organizer GTD®

Note/In arrivo

Questa sezione sarà per voi una fantastica cassetta porta-documenti portatile. Utilizzatela come primo punto di raccolta per qualsiasi cosa desideriate catturare subito e chiarire in seguito. Ecco alcuni utilizzi tipici:

  • Messaggi della segreteria telefonica: Il miglior modo per gestirli è ascoltarli una sola volta, prendere un appunto e cancellarli subito dalla segreteria.
  • Note relative a riunioni: Catturate tutti gli elementi su cui volete lavorare in seguito. Potete dedicare una pagina separata per ogni riunione, in modo da poter accedere ai vostri appunti originali per consultarli ogni volta che questo sia necessario.
  • Pensieri casuali: È bene avere sempre a disposizione molto spazio per catturare pensieri e idee che potrebbero avere valore in futuro, ma per cui non volete o non dovete prendere una decisione istantanea.
  • Conversazioni: Anche questa sezione deve essere sempre pronta e a disposizione. In questo modo potrete prendere note delle vostre conversazioni telefoniche e/o delle cose da fare che le altre persone portano alla vostra scrivania.

La chiave per sfruttare al meglio questa sezione è prendere l’abitudine ad elaborare e a smistare le note in modo regolare. Questa abitudine vi fornirà la fiducia in voi stessi necessaria a tenere gli input che avete ricevuto fuori dalla vostra mente.
Ogni giorno o due prendete delle decisioni appropriate riguardo alle vostre azioni. Stabilite e registrate le vostre azioni e progetti nelle liste appropriate, e riportate a zero la dimensione di questa sezione.

Sezione calendario – best practices

Il calendario dovrebbe essere utilizzato solo per tre cose:

  1. Appuntamenti
  2. Azioni specifiche per una data
  3. Informazioni specifiche per una data
Gli appuntamenti

Gli appuntamenti sono impegni specifici di una data e di un’ora fissate, come ad esempio “Appuntamento dal dentista ore 14.00”. Devono essere registrati sul calendario in un’area specifica.

Le azioni

Le azioni specifiche per una data sono impegni presi per una giornata specifica, ma senza fissare un orario preciso. Ad esempio “martedì chiamare Maria per confermare la riunione di mercoledì”.

Le informazioni

Le informazioni specifiche per una data rappresentano infine ciò che dovete o volete sapere in un giorno specifico. Ad esempio “Interruzione dell’energia elettrica dalle 8 alle 9 del mattino” o “Luca rientra dalle ferie”.

Una prassi che invece proprio non funziona è l’abitudine di riempire il calendario di “to-do list” quotidiane.
Queste liste risultano spesso inadatte alla realtà di una giornata specifica e ci impediscono di vedere il quadro di insieme di tutte le azioni possibili che ci consentirebbero di essere produttivi in ogni istante. Il calendario ci deve servire soltanto come veloce promemoria della parte fissa della nostra giornata, ovvero degli impegni che non possono essere procrastinati. Ogni volta che avete a disposizione del tempo discrezionale potrete accedere alla sezione che contiene la Lista Azioni per valutare tutte le opzioni possibili. Le Liste Azioni dovrebbero contenere la maggioranza dei nostri “to-do”.

Se desiderate una tecnica di prioritizzazione veloce per tener traccia delle cinque/dieci cose più importanti che intendete fare nei prossimi giorni utilizzate un Post-It™ attaccato sul vostro calendario con la lista di queste azioni.
Potrete così modificare e spostare facilmente questa nota quando necessario.

Sezione lista azioni

Questa sezione contiene le liste delle prossime azioni che desiderate eseguire non appena avrete tempo per farlo.
Tra queste azioni troviamo sia prossimi passi dei nostri progetti (“Chiamare Mario e farsi suggerire il nome di un bravo dentista”) che le azioni indipendenti che dobbiamo o vogliamo compiere (“Inviare via mail a Giuseppe le foto delle nostre vacanze al mare”).
Molte persone hanno decine di tipologie diverse di azioni “to-do”; suggeriamo in questi casi di gestire delle liste separate, organizzando le azioni nei diversi contesti necessari per portarle a termine. In altre parole raccoglieremo i promemoria relativi alle azioni che possiamo svolgere utilizzando il nostro PC in una lista “@Computer”. Invece, un promemoria relativo ad un acquisto presso un negozio di ferramenta sarà raccolto in una lista “@InGiro”.

I contesti più comuni per le nostre azioni (e di conseguenza le categorie più utili per raggruppare i nostri promemoria) sono:
  • @Telefono (qualsiasi tipo di telefono)
  • @Computer (scrittura e-mail, documenti, navigazione web)
  • @Ufficio (attività che posso svolgere solo in ufficio)
  • @Casa (attività che posso svolgere solo a casa)
  • @InGiro (attività da svolgere fuori da casa e dall’ufficio)
  • @Dovunque (nessun requisito particolare)
  • @InAttesa (attività che abbiamo delegato ad altri, ma che ci interessano e vogliamo tenere sotto controllo)
  • @Agenda (discussioni con altri. Merita una sessione a parte, come vedremo in seguito)

Potete iniziare con i contesti che vi abbiamo appena suggerito per poi personalizzarli a vostro piacimento.
Ovviamente se lavorate da casa non avrete bisogno della lista @Ufficio e se non usate un PC non avrete una lista separata @Computer ma tutti i promemoria finiranno nelle liste @Casa, @Ufficio e @InGiro.

Potete utilizzare la vostra lista @InGiro per conservare tutti gli appunti relativi ai negozi dove effettuate acquisti. In questo modo avrete una lista sempre aggiornata delle cose da comprare.

Importante: ogni azione che deve essere svolta obbligatoriamente in una data specifica, come ad esempio una telefonata da farsi necessariamente martedì prossimo, deve essere registrata nel calendario (vedi sezione specifica) e non nelle liste prossime azioni.
Le liste prossime azioni sono state pensate come promemoria delle attività da svolgere appena possibile, dopo aver svolto le azioni che devono essere svolte obbligatoriamente in data odierna. In questo modo le liste non devono essere aggiornate quotidianamente, e restano prontamente disponibili per ricordarvi cosa potete o volete fare non appena avete del tempo a disposizione.

Sezione agenda GTD®

Questa sezione deve essere utilizzata per memorizzare gli argomenti da trattare la prossima volta che avrete una riunione o una discussione con degli individui o con dei gruppi di persone.

Utilizzate una pagina separata per ogni persona con cui interagite direttamente (il vostro partner, la vostra segretaria, il vostro capo, i vostri riporti diretti, il commercialista, ecc…).
Ad esempio potreste predisporre una pagina per Gianni – se Gianni è una persona con cui comunicate regolarmente – e annotare su quella pagina delle azioni simili a “Discutere con Gianni sulle date possibili per la prossima riunione”. Potrete poi accedere alla pagina su cui avete registrato le azioni la prossima volta che siete al telefono con Gianni o la prossima volta che lo incontrate di persona, in modo da trattare tutti gli argomenti che avete accumulato nel frattempo.

Può essere anche utile predisporre delle pagine da utilizzare allo stesso modo per le persone con cui interagirete per un periodo di tempo limitato, come ad esempio un’impresa che sta eseguendo dei lavori a casa vostra, un consulente per i vostri investimenti, o il docente del corso che state seguendo.

Potete predisporre anche delle pagine specifiche per tutte le riunioni o comitati a cui partecipate, sia nel caso in cui queste abbiano cadenza regolare sia nel caso in cui siano state convocate ad hoc.

Sezione Progetti/Obiettivi

Questa sezione deve essere utilizzata per le liste degli elementi che desideriamo tenere sotto controllo e che sono costituiti da più di un’azione singola, come ad esempio progetti da completare, obiettivi da raggiungere e scenari ideali da immaginare.
È estremamente importante mantenere una lista aggiornata di tutti i nostri progetti. Definiamo progetto qualsiasi impegno preso che richieda più di un’azione per essere completato, e che possa essere terminato nel giro di qualche settimana o qualche mese.

L’obiettivo della lista “Progetti” è tener traccia di tutto ciò che consideriamo incompleto, in modo da conservarne memoria, e da chiarire costantemente le prossime azioni immediate che devono essere poi inserite nella sezione “liste prossime azioni” da completare, fino a quando il progetto non potrà considerarsi completo. La maggioranza delle persone ha un numero variabile tra trenta e cento di questi impegni.

Ecco alcuni esempi:
  • Cambiare i pneumatici della macchina
  • Convincere la banca ad aumentare il nostro fido
  • Organizzare la logistica per la scuola di Antonio nel prossimo autunno
  • Lanciare la nuova campagna promozionale
  • Trovare una badante per nonna Barbara
  • Assumere una nuova segretaria
  • Riparare la caldaia giù in cantina

I progetti non sono “prossime azioni”, ma devono essere utilizzati per definire le prossime azioni, che potranno quindi essere gestite nella sezione “Liste Azioni”.
Una revisione settimanale della lista “Progetti”, con l’obiettivo di mantenere aggiornate la lista e le azioni a questa associate, è una chiave fondamentale per raggiungere l’obiettivo della produttività senza stress.
Potete decidere di suddividere la lista progetti in più liste (ad esempio progetti personali, di lavoro, per i ragazzi, per la casa) o più semplicemente utilizzare una singola lista per tenerla sotto controllo più facilmente.

Un giorno/Può darsi

La creazione di una lista “Un giorno/può darsi” rappresenta una distinzione importante e molto utile all’interno della sezione progetti”. In questa lista inseriremo le attività che vorremmo fare, prima o poi, ma per le quali non intendiamo prendere subito degli impegni o intraprendere azioni.
In questa lista potremo ad esempio inserire dei progetti recenti per i quali è necessaria una “pausa di riflessione” fino a un momento più appropriato (come ad esempio organizzare una cena aziendale), oppure idee futuribili riguardo ad attività che ci piacerebbe intraprendere in un futuro più o meno remoto, come ad esempio imparare il cinese, scalare il Monte Bianco o prendere una nuova laurea.
Prendetevi la libertà di registrare e analizzare queste possibilità creative. Lasciatele sedimentare e valutatele a intervalli di tempo regolari per vedere se possono essere messe in pratica.

Molti dei grandi risultati che otterrete nei prossimi anni inizieranno probabilmente come voci su questa lista.
Potete anche utilizzare questa sezione per conservare promemoria dei vostri obiettivi e traguardi più importanti. Cosa volete ottenere il prossimo anno? E nei prossimi tre anni? E nei prossimi cinque? Creare delle liste personalizzate vi aiuterà a mantenere l’attenzione sui temi più importanti, personalmente e professionalmente.

Piani di progetto/note

In questa sezione potrete conservare tutti i pensieri, informazioni, piani e materiali vari di supporto relativi ai vostri progetti. Sarà anche utile predisporre delle pagine dedicate a ciascuno dei vostri progetti per i quali desiderate catturare delle idee.
Anche se non avete ancora idea, per esempio, di dove andrete durante le vostre prossime vacanze, vi consigliamo di dedicare almeno una pagina alla registrazione di tutto ciò che vi verrà in mente a questo proposito; questo piccolo trucco vi darà anche la motivazione necessaria per concentrarvi periodicamente sul progetto e per portarlo avanti.

Anche progetti molto semplici, come “Cambiare i pneumatici della macchina”, potrebbero avere una pagina dedicata loro. In questo modo potrete conservare le informazioni sulle dimensioni dei pneumatici, il loro prezzo, i gommisti cui rivolgersi, e così via.
Per i progetti più grandi potremmo dover conservare interi documenti, o più semplicemente potremmo riservare dello spazio da dedicare a promemoria e nuove idee.

Sezione riferimenti/informazioni varie

Utilizzeremo questa sezione per tutte le liste e materiali di riferimento che potrebbe essere utile, interessante e divertente tenere a portata di mano.

Si tratta della sezione perfetta per mantenere organizzate le informazioni cui volete fare riferimento di tanto in tanto. È un ottimo posto per conservare le checklist da utilizzare per eventi speciali e progetti. Ed è anche perfetta per conservare quei documenti che vi fanno pensare “E questo dove lo metto?”

Alcuni esempi…

Riferimenti

Compleanni e altre date speciali, taglie dei vestiti (le vostre e quelle dei familiari), i ristoranti favoriti, i programmi delle attività delle associazioni cui partecipate, gli eventi sportivi e culturali, i calendari degli altri membri della famiglia, le istruzioni per l’uso, i codici di accesso alla segreteria telefonica, ecc..

Checklist

Attività per la manutenzione della casa, cose da fare ogni fine mese o ogni fine anno, programmi di allenamento, checklist per viaggiare, per le vacanze, per andare a sciare…

Varie

Battute, spazio per archiviare temporaneamente dei Post-It™, cose che potremmo forse fare in futuro, eccetera.

Contatti

Utilizzate questa sezione per registrare informazioni su persone o posti specifici, e per registrare numeri importanti. Potete decidere di registrare i nomi, gli indirizzi e i numeri dei contatti in modo strettamente alfabetico, una lettera per ogni pagina. In alternativa potete mantenere una divisione tra contatti personali e contratti di lavoro, o potete adottare qualsiasi altra configurazione che faccia al caso vostro.

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