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Più risultati con meno stress

Formazione e coaching Getting Things Done®

Tieni sotto controllo i tuoi impegni con GTD

Se tenti freneticamente di gestire il mucchio degli impegni che avete preso questo ti creerà ansia e stress non necessari. Questo accade se utilizzati la tua mente al posto di un sistema esterno per la gestione di questi “anelli aperti”. L’unico modo per uscirne è gestire un inventario completo, aggiornato ed obiettivo dei vostri impegni, utilizzando un raccoglitore semplice e a prova di bomba (non la vostra mente!) con il metodo GTD®.

impara a gestire i tuoi impegni con GTD
impara a gestire i tuoi impegni con GTD

Devi essere in grado di negoziare nuovamente gli impegni che hai preso con te stesso in qualsiasi istante, per evitare che questi esercitino una pressione sulla tua mente minando la fiducia in te stesso. In altre parole puoi sentirti tranquilli riguardo a ciò che non stai facendo soltanto se sai esattamente cosa non stai facendo.

Ecco alcune abitudini chiave per non avere nulla nella tua mente (fatta eccezione per ciò che desideri avere in mente):
  1. Dotati di uno strumento personale di “cattura”, sempre a portata di mano. Annota qualsiasi idea potenzialmente utile, e tutte le cose che devi fare, hai bisogno di fare e vuoi fare. Annota le idee immediatamente, nel momento e nel luogo in cui ti vengono in mente.
  2. Tieni a portata di mano penna e bloc notes in qualunque posto tu lavori, pensi, comunichi. Prendi nota mentre parli, pensi e ascolti. Se penna e bloc notes non sono a portata di mano non prenderai appunti. Tieni piccoli bloc notes vicino a ogni telefono.
  3. Dopo aver preso appunti sui bloc note strappa le pagine e mettile nel tuo strumento di cattura. Tieni i bloc notes vuoti e pronti per le prossime informazioni.
  4. Svuota ed elabora il tuo strumento di raccolta ogni giorno, come fai con la casella vocale del telefono. Se non decidi rapidamente cosa fare con le note, e che cosa queste significano per te, l’intero flusso di lavoro ne risentirà.
  5. Organizza in modo appropriato le azioni, i progetti, il materiale di riferimento e di supporto che derivano dall’analisi delle note. Dotati di un buon sistema di liste che ti consenta di raggruppare le attività per tipologia (tutte le telefonate, tutte le commissioni da svolgere in giro, ecc..). Crea un sistema di archiviazione semplice da usare per le note dei progetti.
  6. Esamina con costanza le liste di progetti e di azioni possibili in modo da essere sicuro di non perdere nulla. Almeno una volta alla settimana fai mente locale sui progetti che desideri portare a termine, e sulla prossima azione concreta da eseguire per ciascuno di essi.

Se seguirai queste linee guida per i tuoi impegni noterai presto che:

  1. diventerai più maturo e cosciente riguardo ai tuoi impegni (ti regolerai da solo in modo automatico)
  2. riuscirai a convivere con una lunga lista di attività non terminate.

Entrambe queste caratteristiche sono critiche per ottenere una vita e un lavoro sostenibili.

La libertà di dare un nome alle proprie attività

Durante tanti anni di coaching ai responsabili delle aziende ho riflettuto più volte sul perché l’implementazione di GTD® dia libertà di agire a così tante persone; una volta identificato in modo accurato tutto ciò che entra a far parte del nostro mondo, e abbiamo capito che cosa significa per noi, ci sentiamo curiosamente più liberi.

Chiamare con il giusto nome le cose che fanno parte del nostro mondo ci dà potere su di loro, mentre lasciarle senza un nome consente loro di mantenere la presa sulle nostre menti.

Molti popoli primitivi ritenevano che dire a qualcuno il nostro nome dava agli altri la possibilità di esercitare una certa influenza su di noi. Non so se questa credenza ha una base di verità, ma secondo la mia esperienza posso dire che una volta dato un nome a un’entità che può avere un significato per me la conosco meglio, e se la conosco questa non può mantenere la sua presa su di me.

Ad esempio, se mettete su tutte le cose che dovete buttare un’etichetta con scritto “da buttare” vi sentirete probabilmente subito meglio. Se qualcuno dovesse chiamare in vostro soccorso l’Organizzazione Paramedici perché siete fuori controllo, questi potrebbero semplicemente portare con sé una grande scatola con su scritto “Tutte le cose che non so cosa sono o non so cosa ci devo fare”. Loro potrebbero esaminare il vostro ambiente e mettere dentro la scatola tutto ciò che appartiene a questa categoria. In un’ora sareste completamente organizzati; prima non sapevate dove fossero le cose, adesso lo sapete. Il risultato migliore di questo “trattamento” sarebbe che il resto del vostro mondo non conterrebbe più “roba” sconosciuta, e una fresca brezza attraverserebbe la vostra mente.

Il contenitore senza etichetta

Un esempio semplice di questo concetto è rappresentato da un contenitore su uno scaffale senza un’etichetta o un titolo sul dorso. La maggior parte delle persone non è consapevole della lieve pressione che gli oggetti innominati esercitano sulla mente. Se stampate un’etichetta e la attaccate al raccoglitore potrete però sperimentare un senso di relax ogni volta che passate lì vicino. Lo stesso vale per gli scatoloni e per i cassetti.
In modo più sottile potreste avere dei problemi che non avete identificato come progetti. C’è qualcosa a cui state pensando che ha bisogno di essere chiarito, risolto o analizzato, e che non è ancora finito nella vostra lista Progetti, in modo che possiate analizzarlo regolarmente in modo da agire per risolverlo? Avete pile di cose in giro per casa o nel vostro ufficio e che non sono state ancora identificate come da leggere / da buttare / da archiviare? Ci sono attività che sapete di dover portare avanti ma non avete idea di cosa questo significhi fisicamente e visibilmente (prossime azioni)?

Se questo capita anche a voi, ho una buona notizia da darvi; avete a disposizione energie potenziali e nuove libertà, se solo trovate un nome da dare a ciò che non avete chiarito! Se non lo farete… sarà vero l’opposto. Il problema è che la maggioranza delle persone non riesce ad arrivare fino al punto in cui ha davvero categorizzato tutto, in linea con i diversi tipi e quantità di accordi presi con sé stessi. Non riuscirete a sapere quali siano i vincoli che vi impediscono di agire fino a quando non vi sarete liberati di loro.

Dare un nome alle cose

Dare un nome a qualsiasi esperienza stiamo vivendo diminuisce la presa che queste hanno su di noi. Se mi sento negativo, e chiamo questa esperienza “negatività”, avrò istantaneamente una maggiore libertà di scelta su cosa posso fare al riguardo. Se sto semplicemente vivendo l’esperienza senza averla individuata, compresa e accettata per quella che é ne sarò probabilmente vittima, e non riuscirò a dominarla.
È molto importante assegnare i nomi alle cose nel modo più accurato possibile. Se sbagliamo a dare i nomi rischiamo di rimanere bloccati e limitati. Ad esempio se una persona dice “Sono completamente disorganizzato” sta probabilmente dicendo falso, dal momento che se fosse così non potrebbe nemmeno alzarsi dal letto; se la stessa persona dice “Le mie idee e le mie carte riguardanti la mia situazione finanziaria sono disorganizzate” sta probabilmente facendo un’affermazione più accurata, che potrà dirigere le sue energie verso la soluzione del problema.

Le categorie devono essere utilizzate per liberarci, non per costringerci. Molte persone evitano le categorie perché vogliono evitare di prendere una decisione su qualche argomento. Devo leggere questo articolo? Lo devo archiviare? Devo gettarlo via? Devo inoltrarlo a qualcuno? L’apparente libertà di non decidere nel breve termine genera una pressione, perché so che devo decidere. Io utilizzo il mio Tickler come strumento per affrontare questo problema; spesso nel mio strumento di cattura finiscono cose che non so come gestire (spesso si tratta di oggetti interessanti che desidero acquistare). Mi chiedo allora “Quando penso che sarò in grado di decidere?” e uso il tickler per far apparire nuovamente l’oggetto alla data prefissata. È del tutto corretto decidere di non decidere. Si tratta semplicemente di dare il nome corretto a queste entità, e di inserirle in una categoria “Ho deciso di non decidere”.

La disorganizzazione è semplicemente la discrepanza tra il luogo dove si trova un’entità e il significato che quell’entità ha per voi. La libertà nasce quando ogni entità ha la propria etichetta identificativa, in modo da poter essere elaborata correttamente.

Articolo originale di David Allen, traduzione e adattamento in italiano di Luca Gambetti, E-quality Italia S.r.l.
“GTD®: Tenere sotto controllo il proprio inventario”

La verità che ci renderebbe liberi è spesso quella che non vogliamo sentire
—Ignoto

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