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Formazione e coaching Getting Things Done®

GTD: Archiviare i documenti cartacei per riferimento

Articolo originale di David Allen, traduzione e adattamento in italiano di E-quality Italia S.r.l.
Questo articolo include alcuni suggerimenti che sono applicabili in riferimento a un armadietto da caricare frontalmente con un blocco a scorrimento che permetta ai documenti di essere posizionati verticalmente.
Se il vostro ambiente impone un’altra tipologia di armadietto per l’archiviazione potrete seguire le linee guida universali applicabili a tutti i materiali di riferimento utili per il vostro sistema GTD. 


Uno dei più grandi colli di bottiglia in cui mi sono imbattuto lavorando a quattr’occhi con i manager negli ultimi anni è che non possiedono un sistema di archiviazione per riferimento e per le informazioni di supporto cui vogliono accedere quando ne hanno bisogno che sia istantaneamente a portata di mano.

Più di una volta i miei clienti ed io abbiamo interrotto a metà il coaching sul flusso di lavoro, siamo andati in macchina fino al negozio di arredamento per uffici del posto e abbiamo acquistato un armadietto per l’archiviazione di qualità. Una grande scorta di raccoglitori, un etichettatore con un sacco di nastro — solo così avremmo potuto creare un luogo appropriato ove collocare il 75% della “roba” che giaceva sulle loro scrivanie, nei loro armadi, e sui pavimenti dei loro uffici.

Conclusione…

ciascuno di voi ha bisogno del proprio sistema di archiviazione GTD per riferimento generale a portata di mano. Dovrebbe richiederti meno di 60 secondi prendere qualcosa dal tuo in-tray, o stampare una e-mail, decidere che non richieda un’azione ma che possa avere un potenziale valore in futuro, e concludere archiviandolo in un sistema fidato.
Se vi ci vuole più di un minuto per completare questa azione non la farete — al contrario, impilerete il documento.

Se avete un assistente amministrativo o una persona di fiducia che mantenga il sistema per voi, in modo che voi dobbiate solo attaccare un Post-It™ con scritto “Archivia come” sul documento e inviarglielo, grandioso. Ma chiedetevi comunque se avete del materiale interessante a livello personale o del materiale di supporto confidenziale cui avreste bisogno di accedere in qualsiasi momento, anche quando il vostro assistente personale non è nei paraggi. Se sì, avrete ancora bisogno del vostro sistema personale, sulla vostra scrivania o in qualche posto accanto ad essa.

Create un sistema di archiviazione per riferimento generale in ordine alfabetico, non sistemi multipli.

Le persone hanno la tendenza a utilizzare i loro documenti come un sistema di reminder oltre che come riferimento. Di conseguenza cercano di organizzare i propri documenti per progetto o per area di focus.
Questo aumenta esponenzialmente il numero di posti in cui qualcosa NON si trova quando avete dimenticato dove l’avete messa. Un solo (o almeno il numero più piccolo di posti possibile) semplice sistema in ordine alfabetico può archiviare tutto per argomento, autore o azienda in modo che ogni cosa si trovi al massimo in tre o quattro posti (se avete dimenticato dove sta).

Il sistema di archiviazione più estremo archivia i documenti utilizzando una numerazione che consente, utilizzando un database su computer, di collegare a ciascun argomento i documenti relativi. Se non siete già a questo livello (chi ci sta?) potete avvicinarvi a un sistema ideale quanto più possibile creando un solo, semplice archivio alfabetico.
È anche molto utile a livello visivo utilizzare linguette alfabetiche tra i documenti (“A”, “B”, “C” ecc.), in modo che sia semplicissimo trovare i documenti e riporli rapidamente. Aiuta anche etichettare l’esterno della cassettiera per documenti (“A–F”, “G–M”, ecc.) per lo stesso motivo. Alcune eccezioni riguardo alla coesistenza di più di un sistema alfabetico possono funzionare nel caso di gruppo di documenti molto specifici che giustificano l’esistenza di una loro specifica area, come ad esempio personale, informazioni finanziarie o progetti in corso.

Tenete una grande pila di raccoglitori di documenti di diverso tipo istantaneamente a portata di mano.

Mettete i raccoglitori di documenti a portata di mano da dove siete seduti mentre lavorate sul contenuto del vostro in-tray. Tenete nei paraggi anche il vostro etichettatore.
Se provate anche il più vago fastidio nell’etichettare e archiviare qualcosa in un nuovo raccoglitore, nel ribollire della vita operativa finirete per non farlo.

Ripulite i vostri documenti una volta all’anno.

Questo impedisce che i documenti diventino obsoleti e che voi vi sentiate come se steste mettendo le cose in un buco nero. Vi dà la liberta di conservare ogni cosa che pensate che potreste volere o desiderare più in là.

Avete veramente bisogno di documenti attaccati fuori dai raccoglitori (quelli appesi con i ganci)? 

Sono molto meno efficienti per una rapida archiviazione personale piuttosto che il caro vecchio documento indipendente tenuto su dal fermalibro metallico in fondo al gruppo di raccoglitori nella maggior parte degli armadietti ad apertura frontale. Sono davvero poche le persone che necessitano di conservare spessi manuali e altri materiali per i quali sia utile avere documenti appesi.
Sfortunatamente, la maggior parte delle cassettiere per documenti da scrivania sono costruite per i documenti appesi, e molte aziende hanno prodotto armadietti per l’archiviazione con apertura laterale come arredamento da ufficio standard (che sono veramente buoni soltanto per tirare fuori il filo e usarli per mettervi l’occorrente da ufficio!).

Se dovete per forza utilizzare documenti appesi

vi raccomando di mettere un solo documento per ogni gancio ed etichettare il documento iniziale piuttosto che il documento appeso. Questo rende molto più semplice vedere e trovare i documenti. Permette inoltre al sistema alfabetico di funzionare molto meglio senza dover combattere con attache stracolme. Vi permette anche di portare il documento alle riunioni, di tenerlo temporaneamente sulla tua scrivania per lavorarvi, e in generale di maneggiarlo più efficacemente.

Utilizzate etichette componibili per i vostri documenti!

Non ho mai visto un’eccezione. Ogni persona che ha accolto il mio consiglio e ha creato le proprie etichette con un etichettatore automatico se ne è innamorata, e ha sensibilmente elevato il livello del proprio sistema di riferimento generale.
Non so perché funzioni. So solo che funziona.
Gli etichettatori non sono economici (aspettatevi di pagare circa 50€), ma le etichette componibili semplicemente cambiano la natura dei documenti in meglio. Ve ne sono modelli meno costosi, ma velocità e qualità ne risentiranno.

Abbiamo constatato che gli etichettatori Brother sono i migliori e i più facili da usare. Tuttavia vi incoraggiamo e cercare quelli che più fanno al caso vostro. Francamente, non avete bisogno di altro che non siano le funzionalità basilari — io raccomando i modelli da scrivania meno costosi ma di buona qualità (più semplici da usare rispetto a quelli da tenere in mano). Procuratevi del nastro con scrittura extra black su fondo bianco — è il più semplice da leggere, e potete riutilizzare le etichette sovrapponendole.

Non riempite mai la tua cassettiera per documenti per più di 3/4!

Nulla crea resistenza psicologica peggiore all’archiviazione che le cassettiere per documenti stracolme.
Esse dovrebbero sempre rimanere abbastanza confortevolmente spaziose per mettere e togliere documenti con facilità (e senza distruggersi le cuticole!).

Siate preparati ad avere bisogno di maggior spazio d’archiviazione.

Se mantenete gli armadietti pieni, e scoprite quanto sia facile utilizzare il sistema di cui sopra nell’organizzazione di tutti i tipi di informazioni potenzialmente utili, sarà probabile che voi abbiate bisogno di più spazio per i vostri documenti. Quasi senza eccezione, le persone con cui lavoro desiderano più spazio nelle cassettiere per documenti. Ripulite o archiviate altrove il materiale obsoleto, e/o preparatevi a comprare altri armadietti. Come regola generale, io terrei quattro – cinque cassettiere per i documenti personali di riferimento generale.

Usare un sistema di archiviazione efficace migliorerà l’applicazione del vostro sistema GTD!

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