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Più risultati con meno stress

Formazione e coaching Getting Things Done®

Metodo GTD: Investire in produttività

Articolo originale di David Allen, traduzione e adattamento in italiano di E-quality Italia S.r.l.

Possiamo essere tutti più produttivi, come individui e come organizzazioni. Possiamo sempre aumentare il valore prodotto utilizzando le risorse già disponibili. In che modo possiamo aumentare la produttività con GTD?
Di solito la produttività non aumenta aggiungendo risorse. Investire una maggiore quantità di denaro, a parità di risultato per ogni euro speso, non apporta alcun miglioramento.

Luca Gambetti e David Allen
Luca Gambetti e David Allen
Si può aumentare il rapporto tra valore prodotto ed energia investita soltanto lavorando sulle quattro azioni che non si verificano mai spontaneamente: chiarire, focalizzare, strutturare, e agire.

1. Chiarire e fare pulizia

Qualsiasi attività i cui scarti non vengono gestiti appropriatamente aumenterà la resistenza nel tuo sistema e causerà uno sforzo superfluo per gestire i residui che si sono accumulati. Individuate ed eliminate tutto ciò che non è più necessario; vecchi progetti, policy e procedure obsolete, vecchi impegni non rinegoziati.
Rimuovere ogni cosa che occupa spazio e richiede attenzione senza creare valore aumenterà automaticamente la produzione e faciliterà il raggiungimento del risultato.
Eliminare le cose vecchie richiede però volontà e azione – in assenza di un’attenzione consapevole da parte nostra avremo solo inerzia.

2. Concentrarsi

Agire con attenzione mobilita automaticamente forze psichiche e fisiche che altrimenti sarebbero rapidamente disperse ed esaurite.
Chiediamoci sempre quale sia lo scopo… di questa riunione, di questa offerta, di questa vacanza, di questo dipartimento, di questa scrivania, di questo lavoro.
Cosa stiamo cercando di fare? Dove stiamo andando? Essere in grado di rispondere con chiarezza a queste domande crea energia e ci mette in condizione di produrre più risultati con meno sforzo. Però.. dirigere l’attenzione richiede attenzione! Senza attenzione la distrazione si insinua come un ladro nella notte.

3. Strutturare

Dai un’occhiata alle strutture del mondo fisico che vedi intorno a te. Quelle strutture esistono non perché abbiano un valore in sé, ma per ciò che creano – comfort, protezione, supporto, comunicazione, attenzione, visibilità – con un dispendio minimo di energia. Senza le strutture che abbiamo a disposizione dovremmo spendere tempo ed energia per ottenere lo stesso risultato con le sole nostre forze fisiche. Allo stesso modo senza un elenco di tutti i nostri impegni prontamente disponibile in ogni momento della nostra giornata non saremo produttivi quanto potremmo essere. Se nessuno è stato esplicitamente incaricato di rispondere al telefono tutti dovranno sprecare attenzione quando questo squillerà. Se i miei pennelli non sono in ordine la mia creatività risulterà limitata.
Le strutture non si manifestano da sole. Le persone produttive si chiedono sempre come possono organizzare meglio e ottimizzare ciò che stanno già facendo.

4. Agire

È più facile muoversi se si è già in movimento. Richiede meno sforzo orientare qualcosa che sta andando in una direzione sbagliata piuttosto che far partire qualcosa che è fermo. La paura dell’ignoto e delle potenziali conseguenze negative degli errori possono facilmente creare un blocco, una paralisys by analysis.
Se osserviamo qualcosa che deve cambiare e non abbiamo già stabilito una prossima azione proveremo solo angoscia, e non avremo alcun cambiamento. Definire un primo passo concreto è spesso la chiave per rilasciare l’energia immagazzinata e generare una spinta produttiva. Mantenere la mente ferma verso un’azione stabilita richiede però una notevole concentrazione.

In conclusione una qualsiasi di queste quattro azioni può migliorare la qualità dei tuoi risultati, ma al prezzo di uno sforzo consapevole. La carenza di una qualsiasi di queste azioni può invece minare alla base i tuoi risultati.
La tua unità organizzativa potrebbe essere attenta e attiva, ma carente nella descrizione dei compiti assegnati a ciascuno, e per questo essere meno efficace di quanto dovrebbe. Il tuo team potrebbe essere ben strutturato, fare straordinari, avere azzerato il lavoro arretrato ma non essere sufficientemente concentrato sul da farsi. E tu puoi essere un executive ambizioso, orientato ai risultati, ben organizzato, ma appesantito da tonnellate di comunicazioni e impegni non ultimati che ti impediscono di prendere il volo.

Una persona che voglia ottenere prestazioni elevate e sostenibili nel tempo deve mantenere la concentrazione su ciò che davvero conta. Deve cogliere e organizzare tutti gli “anelli aperti” che ritiene importanti per la sua vita e il suo lavoro, e deve intraprende con coerenza le azioni necessarie per esprimere e completare ciò che intende fare.
Supponiamo adesso che tu non ti trovi in questa situazione. Quale tra le aree importanti per la produttività che abbiamo descritto costituiscono in questo momento il tuo tallone d’Achille? Quali opportunità di miglioramento intravedi per la tua organizzazione, per te o per la tua famiglia? Le tue azioni sono chiarite, focalizzate, strutturate e attive quanto potrebbero o dovrebbero essere in tutte le aree significative? Quale potrebbe essere una buona strategia di investimento?

Una definizione utile di libertà si ottiene solamente cercando il principio della libertà nella più importante questione della vita umana, ovvero nel processo attraverso cui gli uomini gestiscono le loro reazioni e imparano a controllare il loro ambiente. – Walter Lippmann

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