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Formazione e coaching Getting Things Done®

GTD: La triplice natura del lavoro

Articolo originale di David Allen, traduzione e adattamento in italiano di E-quality Italia S.r.l.
The Threefold Nature of Work – GTD: La triplice natura del lavoro

Perché le persone si lamentano di non avere abbastanza tempo per tutto quello che c’è da fare? Semplicemente perché ci sono più cose da fare di quanto di solito si pensi.

David Allen, autore della metodologia GTD®, e Luca Gambetti

Molte volte le persone con cui lavoriamo esprimono la loro frustrazione dicendo che “non riescono a fare nulla di ciò che dovrebbero” a causa dell’enorme numero di interruzioni, email e altri input che ricevono durante una giornata qualunque. “Non posso terminare il mio lavoro, perché ci sono tante (altre) cose da fare!”
Se ti sei mai trovato in questo stato di frustrazione potresti dover riflettere sulla triplice natura del tuo “lavoro”.

N.d.t. nelle opere di David Allen il termine lavoro ha un significato molto vasto. Indica tutte le attività da compiere per interagire con il nostro mondo, sia lavorativo che personale. Il termine usato da Allen è work of life, il lavoro della vita.

Quando lavori puoi svolgere tre tipi di attività molto diverse; il lavoro predefinito, il lavoro ad hoc e la definizione del tuo lavoro.

1. Lavoro predefinito

Si tratta del lavoro che potresti svolgere durante tutta la tua giornata se non ricevessi alcun input e non venissi mai interrotto. Probabilmente lavoreresti sulla lista di azioni e progetti che hai predisposto – il lavoro che hai già stabilito sia necessario. Rientrano in questa categoria le telefonate da fare, i documenti da preparare, le idee da abbozzare in un progetto, ecc.. La lista delle cose che potrebbero essere fatte se avessi a disposizione abbastanza tempo è in genere già abbastanza sfidante. La maggior parte dei professionisti ha una lista di 150-200 azioni specifiche da compiere. Molto spesso, però, ci troviamo di fronte alla necessità (od opportunità) di svolgere…

2. Lavoro che si manifesta

Il telefono suona. Non era sulla tua lista, o sul tuo calendario. Ma tu rispondi alla chiamata in ogni caso. Di conseguenza, rimani a parlare per venti minuti con un tuo cliente di argomenti potenzialmente importanti, o almeno interessanti. Prima della fine della chiamata il tuo capo ti invia un SMS per convocarti a una riunione di mezz’ora nel pomeriggio per aggiornarti sui nuovi sviluppi e ottenere il tuo parere. Rispondi “OK” mentre stai ancora parlando con il cliente. Ti rendi conto immediatamente che prima di presentarti alla riunione del pomeriggio dovrai aggiornare due fogli elettronici e dovrai cercare informazioni sul Web riguardo alla società coinvolta nel progetto di cui parlerete. Queste attività dovranno essere fatte subito, altrimenti dovrai saltare il pranzo.

In questo scenario stai svolgendo del lavoro che si manifesta. In realtà stai definendo rapidamente il lavoro da fare, e stai decidendo di dedicarti alla nuova attività invece che a tutte le altre attività potenziali e già predefinite. Molti di noi trascorrono intere giornate in questa modalità. Non riusciamo a portare avanti nessuna delle attività nelle nostre liste di cose da fare perché la natura ad hoc della giornata richiede tutta la nostra attenzione, senza pause. In questo modo continua ad accumularsi una quantità notevole di attività che dovrebbero essere svolte.

E poi… una nuova email appare nella casella in arrivo, gli appunti della riunione di ieri sera continuano a guardarci dal blocco note, e quattordici messaggi rimangono in attesa nella segreteria telefonica perché servono a ricordarci qualcosa che dovremmo fare, ma non sappiamo ancora bene cosa. Nuovi messaggi vocali arriveranno durante la giornata. Di conseguenza, in aggiunta a tutte le attività in attesa, e alle nuove attività che si presenteranno durante la giornata e che dovrai affrontare, capisci che è necessario costantemente…

3. Definire il lavoro

Svuotare la casella di posta in arrivo, organizzare i vostri appunti, elaborare i documenti in arrivo – valutare i nuovi input e prendere decisioni su cosa dobbiamo farne. Qualche volta ci sono delle azioni che possono essere eseguite immediatamente (la regola dei due minuti). Altre volte possiamo delegare un’attività (e inserirla nella nostra lista “In attesa”); più spesso l’analisi dei nostri documenti ci porterà ad aggiungere altre azioni e altri progetti alla nostra raccolta di progetti e attività da portare a termine (“Vero, ho detto a Guido che lo avrei chiamato per parlare delle date in cui ci saremmo potuti incontrare nella prossima settimana”). L’attività di definizione del lavoro, basata sull’analisi costante delle informazioni e delle comunicazioni in arrivo, richiede in media a un professionista un’ora al giorno. Questo tempo è sufficiente solo per rimanere aggiornati, e non comprende il tempo necessario per elaborare gli eventuali arretrati accumulati in precedenza.

E quindi?

Tutto quello che ho descritto finora è semplice buon senso, o quanto meno riflette la consapevolezza comune riguardo a come vanno le cose. Il problema è che molte persone agiscono come se il lavoro che si manifesta fosse una seccatura da sopportare, e definire il lavoro fosse un’attività irrilevante che non ha niente a che vedere con il lavoro vero. “Ho la mia lista di cose da fare. Perché mi seccano con cose che non sono sulla mia lista, visto che devo anche gestire email, messaggi vocali, i miei appunti, i biglietti da visita, le ricevute e tutti gli altri input che mi piovono addosso?”

Le cose non stanno così. Fa tutto parte del vostro lavoro. A volte il lavoro viene svolto subito. Altre volte potete scegliere di svolgerlo quando volete, e non quando si manifesta. Elaborare gli input è necessario per essere certi che la propria lista di azioni da fare sia sufficientemente completa per poterne valutare i contenuti rispetto alle nuove attività che potremmo svolgere.
Davvero pretendi che il tuo capo non abbia l’autorità di spostare la tua attenzione verso una priorità nuova e inattesa? Siamo seri. Davvero credi di poter dare la colpa al tuo mondo perché è cambiato e ti ha costretto a prendere coscienza di cose che non sospettavi esistessero fino a dodici ore fa? Riprendi il controllo. Per quanto tempo puoi rimanere tranquillo senza controllare la tua email o la tua segreteria telefonica?

Elaborare gli input

La chiave del successo è nel saper elaborare i nuovi input nel modo più efficace ed efficiente possibile, e nel mantenere aggiornato e sotto controllo l’elenco degli impegni già presi.
Il modo con cui accettiamo e gestiamo i nuovi input è critico. Come pure l’analisi periodica dell’intera situazione con una frequenza sufficiente a gestire le sorprese e il lavoro inatteso. In questo modo ci saremo dotati di un sistema sufficiente a gestire i mille rivoli di attività del nostro mondo complesso, e ci sentiremo più tranquilli riguardo alle attività che non stiamo svolgendo in un determinato istante.

Quanto lavoro fare, di che tipo, quando; è la danza di ogni giornata. Non possiamo fare più di una cosa alla volta, anche sfruttando i momenti in cui siamo in attesa al telefono, o aspettiamo che una riunione inizi.
A volte consentiamo delle interruzioni che non hanno scopo né valore, ma la loro gestione è semplicemente un aspetto tattico del nostro lavoro. Si tratta del problema sempre attuale dell’allocazione di risorse limitate (che poi è la definizione di “management”), non di un problema inerente al nostro lavoro specifico.

Che parte della tua giornata e della tua settimana ritieni giusto sia ad hoc e inattesa? Di quanto tempo hai bisogno per tenere sotto controllo le email, la segreteria telefonica e gli altri input, in modo da poter essere certo che non contengano mine vaganti e attività nascoste ad alta priorità? Quando pensi di dedicare del tempo all’aggiornamento dei tuoi piani, e magari al miglioramento del tuo processo per catturare, chiarire, organizzare e rivedere il tuo lavoro?

Modifica le tue abitudini e i tuoi sistemi in questo senso. Fa’ che diventi un’abitudine.

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