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Più risultati con meno stress

Formazione e coaching Getting Things Done®

Metti sotto controllo i tuoi progetti con GTD®

Articolo originale di David Allen, traduzione e adattamento in italiano di E-quality Italia S.r.l.

Il vantaggio più importante che otteniamo dalla creazione di un elenco completo e accurato dei nostri progetti nel sistema GTD® è che tale elenco ci spingerà a fare qualcosa di concreto in tutte quelle situazioni ambigue e poco chiare che spesso attirano la nostra attenzione.

progetti gtd®
“Non esistono problemi, solo progetti” – David Allen

Tutti noi siamo in grado di mettere sotto controllo i problemi e le situazioni difficili che si presentano. Questo però non avviene spontaneamente. Capire quale sia l’esito desiderato di ogni situazione, quando la risposta alle nostre domande non è chiara, richiede consapevolezza e concentrazione. Creare un inventario completo e ben definito dei nostri progetti richiede acume e una rigorosa disciplina mentale.

Progetti …

La definizione GTD® di progetti, ovvero “tutti i risultati che ci siamo impegnati a raggiungere e che richiedono più di un’azione per essere raggiunti” implica il fatto che la maggior parte delle persone ha in un certo istante fra i trenta e cento progetti. Alcuni di questi sono immediatamente comprensibili (assumere un nuovo assistente, configurare il nuovo computer, terminare un trasloco), ma molti non lo sono. Di conseguenza un compito apparentemente banale come la creazione di una lista di progetti diventa la chiave per gestire al meglio le proprie attività.

Per la maggioranza delle persone è già abbastanza difficile tenere un elenco dei propri progetti più evidenti, dal momento che ci vuole coraggio per affrontare obiettivamente tutti gli impegni presi con sé stessi. E una volta predisposta la “lista completa” dei progetti questa di rado è davvero tale, dal momento che i progetti che non si sono ancora manifestati come tali tendono a sfuggire.
Si tratta delle situazioni che implicitamente ci siamo impegnati a cambiare o a migliorare, senza però prenderle davvero in carico. Questo accade sovente nelle situazioni in cui ci troviamo a disagio o che non ci sono familiari, e per cui non ci è chiaro come dobbiamo comportarci.

Per esempio:

  • Rapporti professionali potenziali: “Acme Brick ci ha contattato per stipulare una joint venture, ma non sono davvero sicuro di volermi impegnare in questo senso”. “La società Smedley ci ha chiesto un’offerta, ma non siamo certi di voler lavorare per loro”
  • Situazioni personali incancrenite: “Mia sorella e suo marito continuano ad evitare di discutere con me la faccenda dei soldi che mi devono”. “Non credo di riuscire a lavorare con il mio attuale capo ancora a lungo”.
  • Opportunità e problemi di sviluppo professionale: “Sono frustrato a causa del mio sviluppo di carriera”. “Non so se devo dedicare delle risorse per potenziare le mie competenze informatiche”
  • Situazioni varie della vita e del lavoro: “Sono preoccupato per quello che la mamma vuole fare a casa”. “Le ultime modifiche nella politica della nostra organizzazione generano frustrazione”. “Devo fare qualche cosa per recuperare energie”. “Non so come affrontare i problemi che Jimmy sta avendo a scuola quest’anno”

Se le persone non hanno pronta “la risposta” per la situazione presente spesso non colgono neanche l’opportunità di definire un progetto di risoluzione, chiarificazione o ricerca. Se riconoscete nella vostra situazione dialoghi interni simili a quelli presentati potreste inserire nella vostra lista progetti voci come queste:

  • Valutare l’opportunità di una Joint Venture con Acme Brick
  • Chiarire il problema dei soldi con mia sorella
  • Valutare le opportunità di miglioramento della carriera
  • Risolvere la situazione di vita della mamma
  • ecc…

Solo dopo aver censito i progetti nel vostro sistema GTD®, potrete iniziare a stabilire quali debbano essere le prossime azioni, che vi consentiranno di agire concretamente nelle situazioni vaghe e ambigue. Le situazioni che occupavano i vostri pensieri diventeranno allora semplicemente “Chiamare Maria in risposta alle possibili opzioni di assistenza anziani” o “Scrivere una email per organizzare una riunione sull’offerta Acme”. Non è necessario trovare la soluzione finale per avere sollievo; è sufficiente iniziare a muoversi nella giusta direzione.

Fate formazione a voi stessi e imparate a identificare tutte le situazioni che vi stanno “bloccando la cinghia di trasmissione”. Definite per ogni situazione un risultato desiderato e una prossima azione da intraprendere; si tratta di un comportamento estremamente produttivo, che denota un elevato livello di maturità.

La confusione è una parola che abbiamo inventato per definire un ordine che abbiamo capito. -Henry Miller

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