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Formazione e coaching Getting Things Done®

GTD®: Self management a tre dimensioni

Articolo originale di David Allen, traduzione e adattamento in italiano di Luca Gambetti, E-quality Italia S.r.l.

Per molti anni ho insegnato che la produttività ha un aspetto verticale e un aspetto orizzontale. L’aspetto “orizzontale” fa riferimento alla capacità di mettere da parte le distrazioni e mantenere aggiornata una lista completa delle cose da fare, che includa tutti i nostri impegni quotidiani.

Questo ci consente, ad esempio, di avere una lista aggiornata di tutte le telefonate da fare, non appena avremo a disposizione un telefono, abbastanza tempo a disposizione e le idee sufficientemente chiare.
L’aspetto “orizzontale” ci consente di sentirci a nostro agio anche rispetto alle attività che non stiamo svolgendo, dal momento che abbiamo a disposizione una lista completa di opzioni.

GTD® self management

L’aspetto “verticale” rappresenta la nostra capacità di visualizzare le attività che stiamo svolgendo dalla prospettiva appropriata, e modificare di conseguenza la nostra attenzione. In un certo istante analizzate il vostro piano strategico, poi inviate delle e-mail, poi pensate a ciò che davvero è importante nella vostra vita; una volta alla settimana fate il punto di tutti i vostri progetti, e condividete con il vostro partner lo stile di vita che desiderate mantenere in modo creativo e proattivo. Possiamo decidere quale sia il tipo di pensiero di cui abbiamo bisogno, per poi applicarlo alla cosa giusta e al momento giusto.
Si tratta di avere contemporaneamente controllo e prospettiva. E se per self management intendiamo la capacità di allineare le nostre azioni con le nostre priorità, o più semplicemente la capacità di prendere delle buone decisioni, allora dobbiamo esercitare in ugual misura controllo e prospettiva per esprimerci al meglio.

Possiamo avere una dimensione senza l’altra – controllo senza prospettiva, o visione senza controllo? Alla fine no. Se non abbiamo controllo è impossibile mantenere a lungo una prospettiva appropriata. E se non riusciamo a inquadrare le cose mantenendo la giusta distanza finiremo con il perdere il controllo. Ma in termini relativi è possibile avere uno squilibrio tra le due prospettive.

Possiamo quindi utilizzare matrice controllo / prospettiva e individuare quattro quadranti; scarso controllo e scarsa prospettiva, elevato controllo e scarsa prospettiva, scarso controllo ed elevata prospettiva, elevata prospettiva ed elevato controllo. Probabilmente ciascuno di noi ha almeno un po’ di familiarità con le sensazioni che si provano in ciascuno dei quattro quadranti.

  1. Scarso controllo, scarsa prospettiva; la Vittima. La preda di chi arriva per ultimo e/o strilla più forte, si limita a reagire alle pressioni e ai problemi più ovvi e più immediati.
  2. Elevato controllo, scarsa prospettiva; il Micro Manager. Ossessionato dai dettagli e dall’ordine, non si domanda mai perché e quale sia la realtà più vasta in cui sta operando. Nei casi più estremi sfocia nell’Obsessive Compulsive Disorder (OCD).
  3. Scarso controllo, elevata prospettiva; il Crazy Maker. Idee favolose in continuazione, impegna in modo irrealistico la propria attenzione e le proprie risorse. Nei casi più estremi sfocia nell’Attention Deficit Disorder (ADD).
  4. Elevato controllo, elevata prospettiva; Master and Commander. Ha un occhio fisso sul risultato finale e mantiene l’attenzione sui dettagli più importanti, gestisce con mano ferma e flessibile.

Quale tra questi profili vi descrive meglio oggi? Avete iniziato a leggere questo post per evitare un maggior controllo o una maggiore prospettiva, o proprio perché li avete tutti e due?
Personalmente entro ed esco da queste configurazioni parecchie volte al giorno. La giornata inizia avendo tutto sotto controllo, vele al vento come il capitano di una nave. Poi mi viene un’idea pazza, faccio una telefonata e la situazione si ribalta. Sono travolto dai problemi o dalle opportunità, e finisco con lo schiantarmi sugli scogli. A causa della mia eccitazione o del nervosismo decido di potare un altro ramo dell’acero che sta fuori dal mio ufficio; almeno quell’albero è sotto il mio controllo! Non importa. L’obiettivo non è mantenere sempre prospettiva e controllo ottimali, ma essere in grado di riportare la nave sulla rotta giusta quando viene deviata; è un po’ come avere un buon sistema GPS.

Questi concetti hanno ispirato la versione più recente dei nostri seminari pubblici, ed è questo il motivo per cui si chiamano “Making It All Work”; consentono di tracciare i flussi di controllo e prospettiva, e la loro mancanza, in modo da essere in grado in ogni momento di capire dove siamo e quale tipo di attività e di attenzione abbia per noi il maggior valore.

L’esperienza positiva iniziale delle persone con il metodo Getting Things Done® è legata di solito al controllo; dare un senso e mettere sotto controllo tutta la “roba” che riceviamo e che ingolfa le nostre vite e le nostre menti. Ed è giusto che sia così, perché dobbiamo affrontare per primo il livello che cattura la maggior parte della nostra attenzione. Una volta stabilizzate le nostre giornate, però, dobbiamo porre la stessa attenzione alla nostra prospettiva. Dobbiamo sapere perché abbiamo sottoscritto un abbonamento a quella rivista, e non solo limitarci a metterla nella cartella “Read/Review”. La rivista ci aiuterà ad andare dove vogliamo andare ed è collegata a qualcosa che è davvero importante per noi o si tratta soltanto di un retaggio di una vecchia idea che dovrebbe essere ripensata ed eliminata?

Getting Things Done (GTD®) ci aiuta a dare un senso e a gestire priorità multiple, utilizzando i migliori sistemi disponibili per riprendere il controllo e dare la giusta prospettiva.

Un attimo, però; qual è la terza dimensione?

Già; si tratta di riconoscere e trattare consciamente con ciò che ci spinge, ci guida e ci chiede di operare con creatività e coerenza. Riconoscere e partecipare a qualcosa che promuove la prospettiva e il controllo, in modo quasi magico, e che però li trascende. È la cosa che – nelle circostanze migliori e in quelle peggiori, e anche quando tutto sembra non avere senso – ci fa sperimentare l’accettazione, la resa, l’intuizione, il coraggio e il perdono. È il nostro cuore.
E adesso andate su questa pagina del sito e provate gratuitamente il test GTD-Q per sapere in quale quadrante della matrice siete collocati in questo momento. I risultati saranno disponibili immediatamente.

La salvezza del mondo degli uomini si trova solo nel cuore dell’uomo, e sua capacità di riflettere, nella mitezza e nella responsabilità degli uomini – Vaclav Havel

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