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Time management, qual è il problema?

Articolo originale di David Allen, traduzione e adattamento in italiano di E-quality Italia S.r.l.
Non è possibile gestire il tempo. Il tempo, semplicemente, è. Non è che gestendo male cinque minuti ci ritroviamo con quattro, o sei minuti. Dunque cos’è questa cosa che è stata identificata in modo errato per così tanti anni, e perché ha acquisito un nome inappropriato?

Non è possibile gestire il tempo.


Il Time Management consiste davvero nel gestire ciò che facciamo, nel tempo. Ma è più facile per i manager affermare che è il tempo ciò che deve essere gestito, piuttosto che loro stessi. È facile identificare il nemico nel tempo e snocciolare i nostri meriti (Ho tantissime, grandi e importanti cose da fare), piuttosto che dire “Non mantengo le promesse che ho fatto”.

Gestire le promesse

La gestione del tempo consiste, in realtà, nella gestione delle promesse. Al termine della giornata, la tua sensazione di benessere riguardo a ciò che hai fatto (e a ciò che non hai fatto) è proporzionale a quanto pensi di aver mantenuto le promesse che hai fatto a te stesso.
Hai fatto ciò che ti eri ripromesso di fare? Hai raggiunto gli obiettivi che pensavi di dover raggiungere? Sprecare il tempo significa semplicemente pensare che avremmo dovuto fare qualcos’altro rispetto a ciò che abbiamo fatto. Dormire non è uno spreco di tempo se crediamo di averne bisogno. Fare una passeggiata invece di riscrivere un piano strategico non è uno spreco di tempo se pensiamo che fare una passeggiata sia la cosa giusta da fare in questo momento.

È quando non facciamo ciò che avevamo pattuito di fare con noi stessi che iniziano i problemi.

Un tratto distintivo di una sofisticata leadership manageriale è la capacità di assumersi dei rischi. Dal momento che una sana percezione di sé è necessaria per assumersi tali rischi, man mano che raggiungiamo livelli più elevati di responsabilità diventa sempre più importante credere in se stessi. Tra i più grandi sabotatori di questa fiducia in se stessi troviamo le promesse non rispettate. Ovviamente se non manteniamo le promesse fatte agli altri – i colleghi, i clienti, gli stakeholder – la capacità di guadagnare il loro supporto diminuisce. Ma la vera vittima degli impegni non osservati siamo noi stessi.

Nulla toglie il vento dalle vele più che trascurare gli impegni presi con noi stessi.

La maggior parte dei manager probabilmente si considera relativamente affidabile. Ma la gestione degli impegni è di gran lunga più complessa, sottile e sfidante di quanto pensi la maggior parte delle persone. Per essere veramente al sicuro, dobbiamo prima di tutto sapere quali sono tutte le promesse che abbiamo fatto. Ci sono davvero poche persone che hanno definito una lista precisa dei propri impegni.

L’accordo più elementare è quello di presentarsi in un luogo designato a un orario specifico (appuntamento). L’accordo più sottile e sofisticato è fare ciò che pensiamo che dovremmo fare della nostra vita. Stai soddisfacendo il tuo scopo, vivendo secondo i tuoi valori? E vi sono poi tutti gli altri tipi di impegno che ricadono tra i due estremi.
La maggior parte dei manager hanno tra i quaranta e i cento progetti. Un “progetto” è definito come qualcosa che vogliamo portare a termine che richiede più di un’azione (prendere una nuova automobile, assumere un assistente, portare la famiglia a sciare, lanciare una nuova linea di prodotto, ristrutturare il board, prendere un nuovo set di mazze da golf, ecc.).

Quei progetti sono guidati da dieci – quindici aree fondamentali di responsabilità relative al lavoro (pianificazione strategica, gestione dei cespiti, sviluppo del personale, relazioni con la direzione, etc.) e alle loro vite (salute, relazioni, carriera, soldi, ecc.).
E in aggiunta, la responsabilità di definire e comunicare la visione dell’azienda e formulare e implementare le strategie per realizzarla sia sul lungo che sul breve termine. Le aree di responsabilità non possono davvero essere agite; esse rappresentano esiti e risultati finali.

Le prossime azioni fisiche (allocazioni di risorse personali) necessarie per mettere in atto tutti questi impegni – email da mandare, telefonate da fare, conversazioni da intrattenere, documenti da abbozzare, proposte da leggere – raggiungono numeri spesso nell’ordine delle centinaia.
Tutti gli impegni presi devono essere incorporati nella comunemente utilizzata best practice di “stabilire le priorità”. E se uno qualsiasi di questi molteplici orizzonti di “lavoro” non è stato adeguatamente catturato, chiarito, organizzato e revisionato, ci sarà una carenza di fiducia nel nostro stesso comportamento.

Gestire se stessi

Dal momento che questa enorme sfida a gestire se stessi è stata offuscata e ipersemplificata con il concetto di “time management”, la formazione, i metodi e gli strumenti per affrontarla sono stati miseramente inadeguati.
Se il tempo fosse stato l’unica bestia da domare, un orologio e un diario (e un po’ di efficienza) sarebbero stati tutto ciò di cui avremmo davvero avuto bisogno. Gestire gli impegni è un concetto che è stato relegato ad una semplice, piccola best practice – avere una lista di cose da fare quotidiana. Ma ciò non ha funzionato davvero, dal momento che ridurre la gestione della complessità del mondo nel quale operiamo – a molteplici livelli di attenzione – ad una semplice categorizzazione “ABC” di una mera lista di cose da fare quotidiane crea più frustrazione che libertà.

Le vere best practice della gestione di se stessi per professionisti dalle elevate prestazioni devono ora includere una meticolosa opera di cattura e chiarimento di tutti gli impegni. Piccoli, grandi, personali e professionali, devono essere in un sistema senza soluzione di continuità.
E in aggiunta rispetto agli ovvi risultati di alto livello che devono essere definiti e revisionati (scopo, valori, visione, obiettivi, strategie).
Deve esservi un uguale rigore nel decidere e tracciare il maggior numero di progetti e azioni richiesti per portare a compimento i nostri obiettivi. Tutti devono essere entro gli appropriati confini per assicurare un equilibrio sostenibile nella vita e nel lavoro.

Il grado di benessere rispetto a ciò che stai facendo è uguale al tuo grado di consapevolezza rispetto a ciò che non stai facendo, e al fatto che non farlo sia ammissibile. Questa è già una bella sfida per un manager. È ora di lasciarci il time management alle spalle.

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