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Più risultati con meno stress

Formazione e coaching Getting Things Done®

GTD: Trovare del tempo per te

Articolo originale di David Allen, traduzione e adattamento in italiano di Luca Gambetti, E-quality Italia S.r.l.
GTD: Trovare del tempo per te

Il viaggio alla difficile esplorazione di chi siamo veramente mentre allo stesso tempo cerchiamo di esprimere chi siamo veramente è un’impresa che merita un giornale di bordo. Durante questo viaggio le nostre stesse energie creative ci porteranno a coinvolgerci in un’incredibile quantità di iniziative, allontanandoci dalla fonte della nostra energia. Creiamo delle relazioni, una carriera, una famiglia, una casa, che producono un flusso senza fine di progetti, di sfide, di “dovrei”, “potrei” e “vorrei”.

La vostra visione crea la vostra vita, e allo stesso tempo la vostra vita impedisce la vostra visione. Le vostre energie creative vi hanno portato al parco in bicicletta, ma i vostri pantaloni sono rimasti impigliati nella catena della bicicletta, e adesso maledite la vostra scelta. C’è un modo per giocare questa partita mantenendo il bilanciamento di tutti i fattori? Si può rimanere connessi alla sorgente della nostra creatività, continuare a espanderne l’ambito, e al tempo stesso impedire ai risultati di bloccare l’intero processo?

Trovare del tempo per te con GTD

Si può fare, ma non a costo zero.

Non raggiungerete questo obiettivo negando l’esistenza del mondo o il vostro coinvolgimento, a qualsiasi livello. Dovete individuare e gestire in modo appropriato gli accordi che avete preso con voi stessi e che stanno creando dissonanza a qualsiasi livello. Dovete scaricare e osservare in modo oggettivo tutto ciò che cattura la vostra attenzione. Potete attuare delle prassi che vi aiuteranno a distaccarvi dai dettagli della vita per dedicarvi alla redazione del vostro giornale di bordo. E la creazione del vostro giornale di bordo sarà un’attività chiave per ottenere questa libertà.

Business e busyness non sono la stessa cosa

Siete troppo occupati per tenere un giornale di bordo? Fate attenzione, perché essere occupati non è la stessa cosa che tendere al business. Molte persone utilizzano il proprio nervoso attaccamento alle attività per evitare quello di cui dovrebbero occuparsi. E spesso le attività più importanti sono gestite meglio grazie alle prospettive e ai diversi livelli di coscienza resi possibili da un giornale di bordo.
Il nostro lavoro esiste a più livelli. Dal più basso al più importante troviamo le nostre azioni quotidiane, i progetti che le nostre azioni vorrebbero completare, le aree di responsabilità che tentiamo di mantenere ai nostri livelli standard, i risultati che vogliamo raggiungere in futuro, l’espressione dello stile di vita che desideriamo, e il nostro scopo come esseri umani.

Ciascuno di questi livelli può essere correttamente chiamato “lavoro”, ma il volume, la velocità e l’intensità dei livelli più bassi può facilmente catturare la nostra attenzione e farci perdere la prospettiva necessaria per mantenerci sani. È facile sacrificare i livelli più alti a favore di quelli più bassi. Ci sono tante cose da fare oggi, e quindi non prepariamo una raccolta dei nostri progetti, ignoriamo alcune delle aree della nostra vita su cui dovremmo concentrarci, non creiamo una visione del nostro futuro desiderato, e dimentichiamo di mantenere la connessione di ciò che è alla base dell’intera partita; noi stessi.

Il tuo mondo non può essere né ignorato né completato

Come possiamo sganciarci dalle spinte e dalle pressioni del nostro mondo? Sarebbe bello se potessimo chiudere la porta, oppure andare in giardino, e far semplicemente scomparire le arpie – ovvero tutte quelle cose noiose da fare o con cui trattare. Oppure sarebbe bello se finalmente potessimo completarle tutte, in modo da rimanere senza preoccupazioni. Nessuna di queste due circostanze è probabile. Non riguadagnerete la vostra libertà ignorando tutta quella “roba” o tentando di fare tutto; dovrete invece trovare il modo di distaccarvi. In che modo? Portando il lavoro da fare fuori dalla vostra testa e analizzandolo in modo appropriato.

Svuotare la RAM psichica

Gran parte dello stress nel mondo professionale di oggi dipende dall’enorme volume di accordi impliciti tenuti a mente senza essere catturati, chiariti e organizzati. Il primo passo delle attività di coaching con i miei clienti prevede un completo “scarico” di tutto ciò che attrae la loro attenzione – personale, professionale, cose piccole e grandi – su piccoli pezzi di carta che vengono archiviati nel loro porta documenti. Questa attività dura da uno a sei ore. In seguito chiedo loro di decidere cosa vogliono fare per ognuno di questi – le azioni necessarie – e di conservare l’inventario risultante di attività pratiche da svolgere in categorie appropriate utilizzando un sistema di gestione personale che possa ricordare loro con certezza al momento giusto cosa c’è da fare.

Al termine di questa attività tutti sperimentano un picco di nuova energia e di ispirazione. Perché? Perché hanno rinegoziato tutti gli accordi con loro stessi, e possono sentirsi in pace con ciò che non riescono a fare. Hanno interrotto i loop infiniti nella loro mente generati da situazioni che desideravano cambiare senza però aver preso una decisione su si doveva fare davvero.

Gli impegni incompleti che teniamo in mente rimangono nella “RAM psichica”, uno spazio di memoria senza il senso del passato e del futuro. Il risultato è che ci sentiamo come se tutto dovesse accadere immediatamente, il che crea in modo automatico stress e senso di fallimento, dal momento che riusciamo a fare solo una cosa alla volta, e non tutte insieme. La RAM psichica deve essere vuota. Man mano che riusciamo ad approfondire e a riflettere facciamo emergere “anelli aperti” più sottili, e rendiamo possibile il rilascio della nostra energia creativa.

Il diario di bordo come portadocumenti spirituale

Mantenere aggiornato l’elenco delle cose che attirano la nostra attenzione è una forma di giornale di bordo, e ci libera, almeno temporaneamente. Cattura tutti i pensieri del tipo “già, devo…” – telefonate da fare, cose da acquistare, di cui parlare con il nostro capo o con il nostro assistente, ecc… A questo livello il giornale di bordo non rappresenta un’esperienza particolarmente eccitante o interessante; è solo necessaria per rimuovere dal ponte le merci più ingombranti. Non riempiremo il nostro bellissimo notebook personale in cuoio con dettagli come “Chiamare Anna Maria per parlare dei suoi suggerimenti sulla giornata”; sarà sufficiente un semplice blocco note sempre a portata di mano per conservare i dettagli della nostra vita di tutti i giorni.

Io utilizzo il mio giornale di bordo per “scaricare” le cose più sottili e ambigue che si presentano alla mia attenzione. È come un inventario delle cose davvero importanti; i “blip” più grandi del mio radar interno. Posso registrare cose positive o negative, come problemi relazionali, decisioni di carriera o eventi inattesi che hanno creato disturbi o nuove opportunità. A volte questo è il modo migliore per iniziare quando non accade niente altro; semplicemente rendere oggettivo ciò che è presente nel mio panorama interiore.

Trovo che accada sempre qualcosa di positivo quando mi esprimo all’esterno e rifletto su questa espressione, e mi accerto che niente continui a correre nelle mie ruote da criceto interiori.
Le discipline spirituali ci insegnano che l’osservazione neutrale è la porta per accedere a una vera consapevolezza e illuminazione interiore. E quando mi fermo semplicemente a osservare quello che sento, quello che penso e quello che sto facendo entro in una dimensione diversa dalle mie emozioni, i miei pensieri o il mio corpo. Il mio giornale di bordo è lo strumento migliore per entrare in questa prospettiva. Le cose che mi distraggono perdono la loro presa su di me, perché io le lascio andare. Questo accade mentre le scrivo e in qualche modo la luce della mia coscienza inizia a sciogliere i nodi.

Tornando al business

A volte è sufficiente utilizzare il giornale di bordo per fare ordine, svuotare la mente e risolvere alcuni dei nostri capricci interni, ma… c’è di più. Ci sono altri posti dove andare, cose da vedere, cose da imparare e da sperimentare. E non sto parlando del mondo fisico, ma del mondo interiore dove troviamo il significato di tutte le cose che facciamo. Questo è il gioco più grande, il nostro lavoro vero. Dobbiamo avere una conversazione con il nostro Io interiore. Troveremo informazioni e una consapevolezza interiore che ci sveleranno nuove opportunità. La creatività intelligente è sempre disponibile.
Non lasciate che la nostra busy-ness impedisca il nostro lavoro. Apriamo il giornale di bordo e mettiamoci al posto di comando. Ci potrebbero essere altre opportunità interessanti per noi, con il compenso adeguato, là dove più conta.

Liberi di tenere un giornale di bordo? Il giornale vi libera…

  • Ogni volta che vi sentite sopraffatti, “scaricate tutto”. Scrivete su una lista o su pezzi di carta tutte le cose che attirano la vostra attenzione nella quotidianità della vita e del lavoro. Non censurate, organizzate o analizzate nulla, per ora. Non è ancora una to-do list, ma semplicemente una raccolta oggettiva di tutto ciò che vi frulla per la testa. Analizzate quindi tutti gli elementi e prendete decisioni oggettive sulle azioni che intraprenderete per ciascuno. Conservate i risultati in un sistema di cui vi fidate, per tenerli fuori dalla vostra mente. Tenete sempre con voi un piccolo blocco note per continuare a catturare nuove idee e nuovi impegni, per garantire che nulla rientri nella vostra “RAM psichica” (riuscirete a far meglio questo man mano che vi abituerete alla riflessione e alla contemplazione).
  • Create un elenco di tutti i vostri progetti (cose che volete o dovete fare e che richiedono più di un’azione per essere completate)
  • Create un elenco di tutte le aree di responsabilità che volete tenere sotto controllo (ad es. salute, denaro, famiglia, personale…). Assicuratevi di avere tutti i progetti di cui avete bisogno per queste aree di responsabilità.
  • Elencate tutti gli obiettivi e le visioni che avete per il vostro futuro. Assicuratevi di avere progetti ed azioni per ciascuna di esse.
  • Abituatevi a tirar fuori i vostri elenchi nel bel mezzo di una giornata impegnativa, quando non avete nessun motivo per farlo; limitatevi a osservarlo e ad annotare i livelli di coscienza di cui siete consapevoli.
  • Utilizzate il vostro giornale di bordo per raccogliere le cose più sottili e ambigue che hanno la vostra attenzione. Descrivete nel modo più completo possibile tutte le cose che sono presenti sul vostro radar interiore (È un buon modo per iniziare un giornale di bordo)
  • Una volta che la vostra RAM psichica è libera, continuate a scrivere. Chiedetevi quali sono le conversazioni profonde con voi stessi che volete siano affrontate e risolte. Prendete nota di tutto, fatta eccezione per ciò che resta immutato. Date ad ogni questione una voce e fate caso a dove sta andando, e quando viene completata. Mantenete l’equilibrio tra l’azione, la contemplazione e l’ascolto.

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