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GTD®: Utilizzare un tickler file

Un tickler file è uno strumento che può essere utilizzato per semplificare la gestione degli elementi collegati a date del calendario e per gestire il relativo workflow GTD®.

Articolo originale di David Allen – traduzione e adattamento in italiano di E-quality Italia

Tickler file GTD®
Tickler file per il 5 ottobre

Il tickler file può essere utilizzato insieme agli altri strumenti di pianificazione e al calendario, al fine di mantenere la concentrazione sugli elementi che richiedono di essere consultati e verificati in modo continuativo.

Com’è fatto

Un tickler file è costituito da una raccolta di cartelline A4 o in altro formato. 31 cartelline, destinate all’uso quotidiano, sono etichettate con i numeri da 1 a 31. Altre 12 cartelline sono etichettate con i nomi dei mesi (vedi figura).

Le cartelline quotidiane sono posizionate per prime nel raccoglitore, iniziando con la cartellina della data di domani (oggi è il 27 settembre, quindi la prima cartellina visibile nel tickler file è quella con il numero 28). Le cartelline seguenti rappresentano i giorni rimanenti nel mese corrente (dal 29 al 31, anche se settembre ha 30 giorni); dopo la cartellina del giorno 31 posizioneremo la cartellina del mese successivo (Ottobre). Dopo di questa posizioneremo le cartelline dei giorni del mese successivo, etichettate dall’1 al 26. Di seguito troveremo le cartelline dei mesi successivi, da Novembre ad Agosto.

Gli elementi contenuti nella cartellina del giorno sono svuotati a inizio giornata nel nostro in-basket, dove saranno elaborati utilizzando il consueto workflow GTD®; la cartellina viene spostata in fondo alle cartelline giornaliere del mese successivo (dove rappresenterà il 27 ottobre al posto del 27 settembre). Adotteremo lo stesso processo quando arriverà in prima posizione la cartellina del mese successivo (Ottobre), che sarà spostata in fondo alle cartelline mensili, dove rappresenterà il mese di Ottobre 2017.

Un tickler file costituito in questo modo è perpetuo; in ogni momento sono disponibili cartelline giornaliere per i prossimi 31 giorni e per i prossimi 12 mesi.

Come utilizzare il tickler file

È possibile inserire nel tickler file documenti, note e promemoria di ogni tipo, in modo da attivare automaticamente quando necessario azioni e verifiche di qualsiasi tipo, senza che sia necessario sovraccaricare la nostra agenda giornaliera e senza smarrire alcun documento.

Inserendo un elemento in una cartellina del tickler file questo sarà portato alla vostra attenzione nella data desiderata, senza che dobbiate pensarci nel frattempo.
Utilizzare il tickler file al posto del calendario o delle index card ci consente inoltre di conservare nel file un intero documento od elemento, e non un semplice promemoria (ad es. un modulo, un conto corrente da pagare, un appunto preso al telefono…).

Alcuni esempi di utilizzo

Report

Produzione di report che devono essere realizzati a cadenza regolare, ad esempio ogni settimana, ogni mese, ogni trimestre. Inserite nel tickler file un segnaposto o un modulo nella cartellina relativa al giorno in cui il report deve essere predisposto. Dopo aver realizzato il report inserite lo stesso segnaposto nella cartellina relativa alla prossima scadenza, come promemoria.
Questa tecnica può essere utilizzata per rapporti di stato avanzamento, valutazioni del personale, elaborazioni delle paghe, calcolo delle tasse, ecc..

Contatti

Necessità di dare seguito a contatti dopo un determinato periodo di tempo (attività di follow-up). Ad esempio, contattare nuovamente un prospect prima dell’inizio del nuovo fiscal year; richiedere un feedback dopo che un cliente ha avuto modo di provare un prodotto o un servizio; contattare un amico dopo il suo ritorno da un viaggio ecc..

Promemoria attività regolari

Promemoria per svolgere attività a cadenze regolari, come ad esempio impostare e valutare il raggiungimento degli obiettivi, valutare le performance di un collaboratore; fare il backup del PC; lavare la macchina; contattare un parente.

Pagamenti

Mantenere sotto controllo tasse e finanze; pagare l’affitto, preparare il 730, valutare lo stato degli investimenti.

Cash flow

Gestire il cash flow. È possibile inserire nel tickler file le fatture da pagare nelle date più opportune in modo da massimizzare il flusso di cassa ed evitare fatture non pagate.

Someday/Maybe

Analizzare di nuovo le azioni inserite nel sistema GTD® come “Someday/Maybe”. Ad esempio, potreste inserire nel tickler file in una data futura il depliant di un nuovo prodotto che desiderate ma non siete certi di voler acquistare, o che magari in questo momento non vi potete (ancora) permettere.

Azioni delegate

Verificare l’esito di azioni delegate.

Acquisti

Verificare la consegna di prodotti che avete acquistato. Se le condizioni di consegna erano ad esempio “Entro due settimane dalla data dell’ordine” potete inserire nel tickler file una nota (o una copia dell’ordine) nella cartellina corrispondente alla data di presunta consegna, come promemoria nel caso la consegna sia in ritardo.

Work flow

Gestire il vostro work flow, soprattutto nel caso in cui un progetto specifico richieda tutta la vostra attenzione, o se state per assentarvi per un periodo di tempo. Stabilite quale sarà la prossima data in cui sarete nuovamente disponibili per sbrigare il vostro lavoro ordinario presso la vostra sede.
Svuotate quindi il vostro tickler file nella cartella in del vostro sistema GTD® dalla cartella relativa alla data odierna fino alla data del vostro ritorno. Analizzate tutti gli elementi della in e decidete quali possono aspettare fino al vostro ritorno; inseriteli quindi nel tickler file nella cartellina corrispondente alla data del vostro ritorno, in modo che possano essere nuovamente affrontati appena possibile. Gli elementi che non possono aspettare dovranno essere gestiti immediatamente.

Archivio biglietti

Archiviare i biglietti del teatro, dello stadio, ecc… Inserite i biglietti nella cartellina relativa al giorno precedente l’evento, in maniera di averli a portata di mano al momento giusto. Insieme al biglietto potete inserire nella cartellina le istruzioni per raggiungere il posto o altre indicazioni.

Letture

Rileggere dopo un determinato periodo di tempo dei testi che ci sono piaciuti o che ci hanno ispirato. In generale possiamo utilizzare il tickler file tutte le volte che leggendo un documento desideriamo tornare a leggerlo di nuovo dopo un po’ di tempo.

Promemoria eventi

Promemoria di compleanni, anniversari, onomastici, ecc.. Inserire il promemoria in una cartellina che ci consenta di avere il tempo per organizzarci in modo opportuno.

Scadenze

Promemoria della scadenza del periodo di garanzia di automobili, elettrodomestici e altri apparecchi, in modo da ottenere i servizi di assistenza finché questi sono gratuiti.

Suggerimenti per l’uso

Perché il vostro tickler file funzioni davvero dovrete:

  1. Aggiornarlo quotidianamente. Se non aggiornerete il tickler file ogni giorno perderete la fiducia nel sistema, e non lo utilizzerete per le vostre informazioni più importanti. Inizierete quindi a gestire questi ultimi in un modo diverso, e il tickler file diventerà più una seccatura che un aiuto.
    Questo significa che se non potete portare con voi il tickler file nel week-end o in vacanza dovrete aggiornarlo in anticipo, a meno che non abbiate a disposizione un assistente che possa aggiornare il file per vostro conto.
  2. Non inserite nel tickler file documenti cui si debba accedere prima della data prevista. Utilizzate invece una copia del documento, o una nota che vi faccia riferimento (“accedere al documento X”).

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