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Formazione e coaching Getting Things Done®

Sei livelli per organizzare le nostre attività, di David Allen

Articolo originale di David Allen, traduzione e adattamento in italiano di E-quality Italia S.r.l.

La quantità di informazioni e di azioni che ognuno di noi deve organizzare supera di gran lunga ogni nostra aspettativa; per tenere sotto controllo le nostre attività c’è molto più lavoro da fare di quanto la maggior parte delle persone possa immaginare.

Organizzare le attività con il metodo GTD® di David Allen

La gestione del flusso delle nostre attività può essere affrontata a diversi livelli di astrazione; se il nostro livello di controllo sulle attività quotidiane non è adeguato (“ho dimenticato di dare da mangiare al gatto!”) vi è un’elevata possibilità che ci sfuggano questioni a un livello più elevato, che dovranno essere affrontate e risolte (“perché accidenti ho deciso di tenere un gatto?”). Per lo stesso motivo alcuni problemi relativi alla natura e al volume delle nostre attività non possono essere affrontati adeguatamente se non osservandoli al corretto livello di astrazione. Per questo motivo abbiamo categorizzato le attività su sei livelli, o orizzonti di attenzione – Horizons of Focus®.

Si tratta ovviamente di una classificazione arbitraria, che però si è dimostrata preziosa per moltissime persone al fine di inquadrare le loro conversazioni, le loro domande e le loro questioni all’interno di un contesto. Il modello che utilizziamo è di tipo aeronautico:

Livello 0 – Ground level

A livello del terreno troviamo l’enorme volume di azioni e informazioni che dobbiamo organizzare e compiere, come ad esempio le e-mail, le telefonate, i promemoria, le commissioni, i documenti da leggere, le cose da archiviare, gli argomenti di cui parlare ai colleghi, ecc. È probabile che l’organizzazione di tutte le nostre attività richieda dalle 300 alle 500 ore di lavoro. Anche solo ottenere un inventario completo e aggiornato delle prossime azioni necessarie a livello zero è già un’impresa.

Livello 1 – 10.000 piedi

A questo livello troviamo l’elenco dei progetti personali – tutte le iniziative che ci siamo impegnati a portare a termine, e che richiedono più di una azione per essere completate. Questi “anelli aperti” sono alla base della maggior parte delle nostre azioni. Nella lista dei progetti possiamo trovare attività come “organizzare una festa di compleanno per la mamma” o “Acquistare il pacchetto di maggioranza della Acme Brick Co.” La maggior parte delle persone ha tra 30 e 100 progetti di questo tipo. Dopo aver definito in modo completo e accurato la lista dei progetti avremo generato un numero ancora maggiore di azioni da gestire a livello 0 rispetto a quelle identificate in precedenza.

Livello 2 – 20.000 piedi

In che cosa consiste il nostro lavoro? A guidare la creazione di molti dei nostri progetti troviamo da quattro a sette aree di responsabilità professionale di cui, almeno implicitamente, ci riteniamo responsabili (quello che pensano gli altri in questo momento non ci interessa). Operando una valutazione chiara e aggiornata dei contenuti di queste aree di responsabilità e dell’uso che ne stiamo facendo (o non ne stiamo facendo), è probabile che emergano nuovi progetti da creare e vecchi progetti da eliminare.

Livello 3 – 30.000 piedi

In che direzione sta andando il nostro lavoro? Come sarà, tra 12-18 mesi a partire da adesso, il ruolo che stiamo ricoprendo ora, sulla base dei nostri obiettivi e dei cambiamenti in atto? Sono davvero poche le persone che stanno svolgendo solo il lavoro per cui sono state assunte.

Al giorno d’oggi le job description sono bersagli mobili. Potremmo voler modificare personalmente ciò che stiamo facendo, dati i nostri obiettivi personali, o potrebbe essere il lavoro a cambiare, data la natura mutevole del lavoro a livello di dipartimento o di divisione. Chiarire questo livello genera sempre nuovi progetti e nuove azioni.

Livello 4 – 40.000 piedi

Gli obiettivi e la direzione dell’entità più ampia entro la quale operiamo influenzano pesantemente il nostro lavoro e l’evoluzione della nostra professione. Dove sarà la tua azienda tra uno, due o tre anni da adesso? In che modo questo influirà sull’ambito e sulla quantità del tuo lavoro, del tuo dipartimento, e della tua divisione? Quali fattori esterni (come la tecnologia) stanno influenzando il cambiamento? In che modo la tipologia dei tuoi clienti e le tue relazioni con loro stanno cambiando? Riflettendo a questo livello inevitabilmente emergono progetti che devono essere definiti, e nuove azioni per portarli avanti.

Livello 5 – 50.000 piedi

Qual è il compito cui intendi adempiere, su questo pianeta, con la tua vita? Questa è la discussione affrontata dalla prospettiva ultima, più elevata. È questo il lavoro che vuoi? È questo lo stile di vita che desideri? Stai operando nel rispetto dei tuoi valori più profondi? Dal punto di vista di un’organizzazione questo è il livello dove si definiscono Mission e Vision. Perché esiste? Non importa quanto tu possa diventare organizzato, se non trascorri abbastanza tempo con la tua famiglia, o dedicandolo alla tua salute, alla tua vita spirituale, o a quello che preferisci, avrai ancora degli aspetti “incompleti” da affrontare, rispetto ai quali dovrai prendere delle decisioni, e avrai progetti e azioni in merito che devono ancora essere completamente definiti.

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