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Formazione e coaching Getting Things Done®

Mettere la casella e-mail sotto controllo con GTD®

Articolo originale di David Allen, traduzione e adattamento in italiano di E-quality Italia S.r.l.
Gestire il flusso di messaggi e-mail con cui la maggior parte di noi si trova a interagire quotidianamente è una sfida sempre più grande. Nessuno ha un volume di e-mail che diminuisca. Questa “bestia è fuori dal recinto” e noi non siamo in grado di ricacciarla dentro! Dunque, acquisirne il controllo con un buon approccio sistematico è fondamentale per uscirne vivi. Con GTD® è possibile.

Gestire la casella e-mail con GTD®

Se sei nella ristretta minoranza di persone attualmente in grado di mantenere meno di una schermata piena di e-mail per la maggior parte del tempo (perché il tuo volume di e-mail è basso e/o le esamini in modo rapido e regolare), il tuo sistema probabilmente va bene così com’è.
Se tu hai regolarmente più di centinaia, migliaia? di e-mail nella tua casella di posta in arrivo, sei pericolosamente soggetto a stress e distrazione in relazione al tuo mondo di comunicazione digitale.

L’e-mail come la “in” di GTD®

A causa del volume di singoli messaggi e della velocità con cui arrivano, le e-mail sembrano essere un unico grosso demone, con una vita propria. In sostanza, tuttavia, le e-mail non sono diverse da un in-tray da scrivania o da una segreteria telefonica. E’ semplicemente un raccoglitore per le comunicazioni in entrata e per le informazioni che devono essere adeguatamente verificate, esaminate e organizzate. Controllare le e-mail implica la stessa sfida posta dalla gestione del tuo in-tray fisico — spesso contenente troppa roba che non abbiamo tempo o voglia di esaminare e organizzare quando si presenta. Diventa quindi facilmente una palude di documenti “provvisori” o “pendenti” — che hanno ricevuto un’occhiata, magari sono stati persino letti, ma rispetto ai quali non è stata presa alcuna decisione né sono stati efficacemente organizzati (Ho scoperto qualcosa come 7000 e-mail che stanno ancora marcendo nell’in-tray di un cliente).

La Grande Sfida

Dal momento che la casella e-mail è semplicemente una “in”, è necessario svuotarla regolarmente affinché sia funzionante al massimo per il nostro GTD®.
“Vuota” non significa svolgere tutto il lavoro comportato dalle tue e-mail — significa prendere decisioni riguardo a cosa significhi ciascuna e-mail e organizzarla di conseguenza.
Si applicano le stesse procedure a ogni “in”, sia esso il vassoio sulla tua scrivania o la tua segreteria telefonica. Devono essre stazioni di elaborazione, non contenitori per l’archiviazione. Poiché il volume disponibile in un computer è molto più grande di quello di un “in” audio o cartaceo, tuttavia, portarne a zero il contenuto sembra particolarmente scoraggiante.
Ma non c’è luce in fondo al tunnel se tu lasci meramente che le cose si accumulino lì. Richiede meno sforzo ricominciare da zero, nella tua casella di posta, ogni giorno o due piuttosto che mantenere “masse informi e amorfe” di “roba” accumulata e non organizzata che devono continuamente essere rilette e riverificate per capirne il significato.

Gestire l’e-mail partendo dalle basi di GTD®

Abbiamo visto centinaia di modi unici con cui le persone se ne sono uscite per gestire le proprie e-mail, e molti di questi semplicemente funzionano — finché nulla venga perso, finché l’inventario continui a non lievitare, e finché la persona possa facilmente vedere le e-mail che richiedono un’azione.
Di seguito alcune procedure di base che normalmente funzionano per tutti:

Utilizza il tasto CANCELLA!

La facilità con cui cestiniamo cose dalla nostra cassetta della posta fisica per molte persone non sembra applicarsi anche al computer — forse perché le e-mail non occupano troppo spazio fisico e sono facilmente parcheggiabili in un posto che non sia immediatamente sotto i nostri occhi. Tuttavia stanno occupando spazio mentale, e cancellare tutto ciò di cui non abbiamo realmente bisogno, quando lo troviamo, è cruciale per gestirne il flusso. Nel dubbio, cestina. Se hai lasciato accumulare le e-mail, ripulire è la prima cosa da fare. A volte è più facile dare una ripulita cliccando il tasto “Da”, che riunirà le e-mail in base al mittente — in questo modo spesso ne puoi cestinare parecchie.

Archivia!

Utilizza un sistema di archiviazione semplice per la roba che vuoi conservare come archivi e informazioni di supporto. Se sei una persona di quelle che “nel dubbio, conserva”, va bene, ma non far sì che il materiale ostruisca il tuo in-tray. Crea cartelle di riferimento nella tua barra di navigazione e archivia lì quel tipo di e-mail. È molto più semplice perdere traccia di queste e-mail tra le 500 e le 1000 che si trovano nella tua posta in arrivo piuttosto che in una cartella che puoi intitolare. E la tua funzione “Cerca” può facilmente trovare praticamente tutto con una parola chiave. Evita di utilizzare cartelle una dentro l’altra che dovresti aprire per trovare il documento. Una semplice lista in ordine alfabetico — basata su argomento, tema, o sulle persone — solitamente è sufficiente e più facile da trattare in corsa. Ripuliscile quando disponi di brevi lassi di tempo in cui non hai di meglio da fare.

Completa le azioni da < 2 minuti!

La famigerata regola dei 2 minuti è cruciale per la gestione delle e-mail. Qualsiasi cosa di cui puoi occuparti in meno di 2 minuti, semmai tu intenda farla, dovrebbe essere fatta la prima volta che se ne pone l’eventualità. Richiede più tempo leggerla, chiuderla, aprirla, e poi rileggerla di nuovo rispetto a quanto ne servirebbe per smaltirla la prima volta che appare. In un ambiente carico di e-mail, non sarebbe così insolito averne almeno un terzo che richieda meno di due minuti per essere smaltito.

Organizza le e-mail che richiedono un’azione e un follow-up!

Se hai cancellato, archiviato, e smaltito le tue e-mail da < 2 minuti, ti rimangono solo due tipi di e-mail: (1) quelle che richiedono più di 2 minuti per essere trattate (2) quelle che rappresentano qualcosa che stai aspettando da altri. Un modo semplice e veloce per ottenere il controllo è creare due cartelle ulteriori nella tua barra di navigazione — Azione e In Attesa e archiviarle di conseguenza. Queste cartelle dovrebbero essere visivamente distinte dalle cartelle di riferimento e dovrebbero risiedere in cima alla lista delle cartelle, cosa che si può ottenere scrivendole tutte in maiuscolo con un carattere come il simbolo @ o un trattino prima (o qualsiasi cosa porti le cartelle in cima alla lista).
Se hai cancellato, archiviato, smaltito o suddiviso le tue e-mail in cartelle che rimandino a un’azione, sei rimasto con un in-tray vuoto. Ora, come minimo, sarà molto più semplice revisionare e valutare un inventario più completo del lavoro che hai sotto mano; e troverai che è molto più facile focalizzarsi sulle e-mail o su qualsiasi altra cosa.

La Sfida Continua

Devi revisionare regolarmente le e-mail che richiedono un’azione. Una volta che porti a zero il tuo in-tray, sarà fantastico. Ma non puoi ignorare il gruppo di e-mail che richiedono una AZIONE che hai organizzato. Il problema con l’utilizzo dei computer come strumenti di remind è la sindrome fuori-dalla-vista-fuori-dalla-testa. Se non le revisioni abbastanza regolarmente, cominceranno ad attanagliarti, creando ulteriore voglia di aggirarle e sensazioni negative. Le persone lasciano le e-mail da iniziare a esaminare nel loro in-tray per lo stesso motivo per cui impilano le cose sulla loro scrivania, pensando “Se ce l’ho davanti, non lo perderò o non lo dimenticherò.” Ovviamente, questa abitudine apparentemente pratica di utilizzare segnali visivi è danneggiata dal volume e dall’ambiguità del contenuto della pila. Creano disordine anziché creatività. È più semplice valutare il tuo carico di lavoro con le e-mail che richiedono azioni organizzate in un unico posto. Ma questo richiede la buona abitudine di controllarle regolarmente per sentirsi OK rispetto a ciò che non ne stai facendo al momento.

Tutto ciò richiede tempo ed energia mentale. Fingere che puoi avere le e-mail sotto controllo senza dedicarvi le risorse personali necessarie conduce a frustrazione e stress. Queste best practice aiutano a rendere il processo il più efficiente possibile, ma la libertà che deriva dall’averle sotto controllo non è gratis. Così come le persone hanno imparato ad accettare il tempo del tragitto casa-lavoro come un prezzo da pagare per vivere e lavorare dove preferiscono, esse devono integrare il tempo e l’energia per occuparsi delle e-mail nel loro stile di vita e lavorativo.

Approcci Personalizzati

Mentre i software per la gestione personale continuano a evolvere, sia nella versione standard per desktop sia nella miriade di piccole applicazioni e add-in, le possibilità di variazione nella gestione delle e-mail abbondano. Possono essere codificate, colorate, e automaticamente archiviate. Oppure essere suddivise in base a mittenti prioritizzati. Possono essere rinviate ad un successivo recupero. Possono essere trasferite e combinate in attività e in funzioni di gestione delle cose da fare in altre parti del software.
Se costruisci e inizi ad abituarti a un semplice sistema di cartelle per le e-mail che richiedono azioni, potresti trovare utile l’utilizzo di sotto-categorie specialistiche. “Leggi/Revisiona” può essere una cartella per le e-mail di tipo FYI (sebbene versioni stampate di quelle particolarmente lunghe siano più facili da gestire piuttosto che dal monitor). “Da Stampare” può essere utile se non sei abitualmente nei pressi di una stampante. Alcune persone trovano utile anche trovare il tempo per modificare gli “oggetti” delle loro e-mail archiviate affinché riflettano l’azione specifica che esse richiedono.

Best Practice

Ma a prescindere dal modo in cui metti a punto il sistema o da quanto belle siano le caratteristiche uniche e i buoni trucchi che potresti sperimentare e anche integrare come funzioni importanti nel tuo sistema personale, i principi fondamentali per la buona gestione del flusso di lavoro devono essere seguiti per favorire un rilassato controllo della bestia:
Conserva separatamente le e-mail che richiedono un’azione e quelle che non la richiedono (seguendo lo schema GTD®!). È troppo complicato e stressante per il nostro cervello suddividerle di nuovo ogni volta che le vede. A questo scopo, un sistema funziona molto meglio della tua mente.

Le e-mail archiviate in cartelle per riferimento del tuo sistema GTD® che ancora rappresentano cose da fare producono ansia. Così anche le e-mail all’interno dell’in-tray che sono necessarie solo per un successivo riferimento annebbieranno il tuo focus. Dal momento che la maggior parte delle persone non ha un buon sistema di remind delle azioni, cerca di utilizzare le proprie cartelle di riferimento come un sistema per ricordare ciò che deve fare, e ciò non funziona mai veramente. Se il materiale di riferimento e i reminder delle azioni vengono trattati come cose distinte, sarà molto più liberatorio e facile conservare tutto il materiale di riferimento che vuoi. Semplicemente, diventa una libreria.
Mantieni pulito. I residui sembrano generarsi da soli, ma mai autodistruggersi! Cancella quello che puoi cancellare e ripulisci i tuoi documenti di riferimento regolarmente, nonappena le cose diventano obsolete e perdono di valore per te.

Revisiona costantemente le e-mail con il sistema GTD®

Come in qualsiasi sistema di remind delle azioni, se non revisioni e rivaluti i reminder delle azioni che potresti dover compiere, la tua mente si riassumerà il compito, e non adempirà a tale compito così bene. Allora comincerai ad evitare di guardare al tuo sistema e non avrai davvero fiducia in tutto ciò che farai a causa dell’implicito accordo con te stesso che hai trascurato.
Sii bravo con la tastiera. Saremmo negligenti se non ti ricordassimo che uno dei fattori più importanti nella gestione delle e-mail è quanto digiti veloce e quanto tu abbia dimestichezza con scorciatoie e codici. Non solo una bassa velocità di digitazione è inefficace, ma crea anche una resistenza nell’occuparsi delle e-mail che danneggia tutte le migliori intenzioni di controllarle. Se la tua velocità non si aggira intorno alle 50 parole al minuto, arrivarci con un bravo insegnante di battitura potrebbe fare un’enorme differenza.

Gestisci l’e-mail con GTD® nel modo più semplice per te

Noi raccomandiamo l’utilizzo dell’approccio più semplice che puoi adottare, aderente a queste best practice di base, specialmente se stai partendo da zero nell’acquisizione del controllo di quest’area. Se invece la tua gestione delle e-mail è già abbastanza raffinata, e adottare procedure più complesse per te stesso ha reso effettivamente tutto più semplice, è magnifico. La sfida tuttavia è mantenere il sistema aggiornato, completo e coerente — e che non richieda più tempo e testa di quanto valga il vantaggio che ne potresti derivare. Il tuo processo deve essere così di base e quasi automatico che sarai in grado di mantenerlo persino quando non ti andrà di farlo.
Le e-mail, come qualsiasi altro strumento potente, possono essere una benedizione così come una maledizione per il metodo GTD®. E se lo strumento si accorda con il lavoro, devi investire in tutto ciò che serva per utilizzarlo saggiamente e tranquillamente. È un grandissimo amplificatore per la produttività, ma quando ti sfugge diventa un serio rischio professionale.

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