Strategie di Time Management: le più importanti secondo ZDNet

10 strategie di Time Management
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ZDNet ha pubblicato recentemente un articolo sulle 10 strategie di Time Management più importanti. La prima strategia è semplicemente... Getting Things Done®. Analizziamo le altre nove in ottica GTD®.

30 Mag 2022

ZDNet ha pubblicato recentemente un articolo sulle 10 strategie di Time Management più importanti.

Come puoi vedere in figura, la prima strategia è semplicemente… Getting Things Done®. 

Analizziamo le altre nove in ottica GTD®.

Stabilisci priorità settimanali e mensili

In GTD® non viene registrata nelle liste la priorità delle prossime azioni, perché la decisione di cosa sia prioritario viene presa nel momento stesso in cui si inizia l’azione (passo 5 – Engage).

È però fondamentale sfruttare la Weekly Review® per stabilire quali siano i progetti e le prossime azioni da portare obbligatoriamente a termine entro i prossimi 7-15 giorni.

Viene usato a questo fine il calendario, e non le liste prossime azioni.

Pianificare la giornata

In GTD® si parla di Daily Review. Ecco cosa faccio io ogni sera:

  1. Osservo il calendario di domani e immagino come si svolgerà la giornata (“il film della giornata di domani”). Guardando il calendario posso individuare facilmente il tempo calendarizzato, ovvero il tempo con impegni annotati sul calendario, e il tempo discrezionale, ovvero il tempo senza impegni annotati sul calendario (“whitespace”).
  2. Se ho abbastanza whitespace controllo le liste prossime azioni per verificare se qualche prossima azione ha buone possibilità di essere portata a termine. 

Tutto qui.

Nota importante: se non hai abbastanza whitespace le tue prossime azioni resteranno per sempre nelle liste.

Suddividi le attività grandi in attività più piccole

Ci sono parecchi concetti in Getting Things Done® che supportano questa strategia di Time Management:

  • Regola dei due minuti: se puoi processare un input in meno di due minuti dovresti farlo subito, senza annotare un promemoria. In pratica, quando fai prima a concludere un’azione che a registrare un promemoria, faresti meglio a concludere subito l’azione.
  • Progetto: un obiettivo che sei impegnato a raggiungere in un periodo di tempo variabile tra 2 settimane e un anno, e che potrai raggiungere solo eseguendo più azioni.
  • Prossima azione: un concetto spesso non chiaro ai principianti in GTD®. Una prossima azione è un’azione che puoi portare a termine appena ti trovi nel contesto adeguato, senza precondizioni.
  • Azione futura: un’azione che dovresti portare a termine, ma che non può essere conclusa perché ha una precondizione. Esempio: devi chiamare un idraulico perché hai una perdita d’acqua in casa, ma non conosci nessun idraulico; questa è l’azione futura. La prossima azione potrebbe essere cercare su un portale di professionisti su Internet un idraulico vicino a casa tua.

Detto questo… i progetti devono essere identificati, e ogni progetto deve avere una prossima azione. Se il progetto non procede dovresti “abbassare l’asticella” (ridurre la dimensione della prossima azione) finché il progetto non inizia a muoversi.

Riserva dei blocchi di tempo nella tua giornata

Anche in questo caso GTD® fornisce parecchi spunti di riflessione.

Guarda il tu calendario di oggi (usi il calendario, vero?); troverai degli impegni calendarizzati e del tempo discrezionale (whitespace). Puoi usare il tempo discrezionale per l’attività chiarire, o per smaltire prossime azioni delle tue liste. Se però nelle tue liste ci sono prossime azioni molto lunghe (orientativamente più di due ore), o Prossime Azioni che sono diventate urgenti può valere la pena di fissare un “appuntamento con te stesso” sul calendario per smaltirle.

Questo trucco è ancora più utile se lavori in un’organizzazione dove i tuoi colleghi e/o clienti possono fissare appuntamenti sul tuo calendario.

Cerca di mettere insieme attività dello stesso tipo

Questa strategia di Time Management è un po’ più complicata e meno vicina delle altre a GTD®. La strategia si basa sul concetto di cambio contesto (context switching): ogni volta che cambi tipologia di lavoro, il tuo cervello è costretto a recuperare dalla memoria di lungo termine le informazioni necessarie per la nuova tipologia di lavoro e a cancellare le informazioni utili per la vecchia, e questa operazione consuma un sacco di energia.

Cado spesso in questa trappola; mi piace alternare frequentemente attività di tipo diverso per non annoiarmi e, di conseguenza, arrivo alla sera molto stanco.

Per evitare di consumare troppe energie, quindi, prova a svolgere insieme attività dello stesso tipo e, magari, fai coincidere il cambio di tipologia di attività con un break, in modo da dare al cervello il tempo di riprendersi.

Se vuoi saperne di più puoi leggere questo bel libro di Theo Compernolle, che tra l’altro è un grande fan di GTD® https://www.amazon.it/BrainChains-Discover…/dp/B00M039OUM

Tornando a GTD®; tieni presente che chiarire e agire sono attività che appartengono a contesti diversi, e quindi non è mai consigliabile alternare frequentemente attività di tipo chiarire (es. leggere le email) con attività di tipo agire (es. scrivere un documento).

Limita il tempo trascorso a controllare le email e gli altri strumenti di messaggistica

GTD® ti aiuta distinguendo nettamente il passo agire dal passo chiarire. Leggere le email e i messaggi che sono arrivati fa parte del passo chiarire, mentre rispondere alle email e ai messaggi che sono arrivati fa parte del passo agire. Le due attività hanno natura completamente diversa; di conseguenza alternarle esaurisce rapidamente le tue energie, come ci siamo già detti in precedenza. Ma non è finita qui.

La ricezione di una notifica sul PC o sullo smartphone riduce la tua concentrazione e aumenta la probabilità di errori. Dovresti quindi eliminare del tutto o ridurre al minimo le notifiche e dedicare intervalli di tempo predefiniti alle lettura delle email e dei messaggi.

Ognuno di noi deve trovare il giusto compromesso tra la necessità di rispondere in tempo utile ai messaggi, e la necessità di portare a termine le proprie prossime azioni.

La tecnologia che abbiamo a disposizione ci ha portato alla convinzione pericolosa che tutta la comunicazione debba avvenire in modo sincrono, con risposte istantanee; questo non è possibile, e non è nemmeno desiderabile.

Organizzati

E’ una strategia di Time Management è un po’ vaga, ma anche in questo caso posso darti dei suggerimenti provenienti da Getting Things Done®.

David Allen suggerisce di fare differenza tra essere organizzati ed essere ordinati. Sei organizzato se il significato di un contenitore (fisico o virtuale) è allineato con il significato degli oggetti che contiene. Ad esempio sei organizzato se tieni i calzini in un cassetto con su scritto “calzini”, mentre non sei organizzato se tieni i calzini in un cassetto con su scritto “maglioni”.

Queste considerazioni sembrano ovvie quando si parla di oggetti fisici, ma per qualche misterioso motivo vengono completamente dimenticate quando si gestiscono oggetti digitali; moltissime persone conservano le email che hanno già letto in una cartella denominata “Posta in arrivo” invece di metterle in una cartella denominata “Archivio”.

Evita “task-switching” e “half-working”

Questa strategia di Time Management è parzialmente collegabile a GTD®. In particolare, dovresti “evitare di fare le cose a metà” quando stai chiarendo le tue inbox.

Molto spesso alcuni degli elementi nelle inbox non risultano davvero chiari; ad esempio vorresti ristrutturare la cucina, ma non sai da dove cominciare. David Allen dice che dovresti “concludere il pensiero”, in modo da arrivare a definire una prossima azione fisica e visibile e, se necessario, un progetto. Nell’esempio precedente la prossima azione potrebbe essere “Preparare una mappa della cucina da portare al punto vendita per avere un preventivo”, e il progetto potrebbe essere “Posso ospitare a cena i miei amici ed essere orgoglioso della mia cucina”.

Per quanto riguarda il task-switching, ricorda quanto ti ho detto in precedenza: evita di cambiare frequentemente tipologia di attività perché ogni cambiamento consuma tantissima energia e aumenta considerevolmente le possibilità di errore.

Trova degli strumenti di supporto alla produttività

Questa strategia di Time Management è quella che mi spaventa di più.

Nella mia attività di coach GTD® incontro costantemente persone alla ricerca del tool “perfetto”, che risolverà magicamente tutti i loro problemi.

Questo strumento non esiste; la tua capacità di utilizzare il metodo è molto più importante di qualsiasi tool. Inoltre nessun tool è in grado da solo di svolgere tutte le funzioni che sarebbero necessarie per GTD®, per cui il sistema sarà costituito da una raccolta di strumenti.

Detto questo, per concludere, ti elenco comunque i tool che sto utilizzando in questo momento, suddivisi per passo del workflow GTD®.

  • Catturare: bloc notes sparpagliati in casa e in ufficio. App Todoist sul cellulare. Apple Email per la posta elettronica. Freshdesk per i ticket di supporto inviati ad E-quality Italia.
  • Chiarire: Todoist su cellulare, tablet e PC. Apple Email.
  • Organizzare: Todoist, Apple Email, Apple Notes (per il materiale di riferimento), Evernote (per i contenuti catturati dal Web), Google Calendar.
È più facile applicare GTD® se lo fai insieme a qualcuno che ci è già passato!

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