Articolo originale (The Power of the GTD® Weekly Review) di David Allen, traduzione e adattamento in italiano di E-quality Italia S.r.l.

Sì, lo so. Sembra l’ennesima lista di cose che si dovrebbero fare ma che nessuno trova mai il tempo di fare, ma credetemi; è quello che faccio per mantenermi sano e in controllo. Non è teoria, o qualcosa che ho trovato scritto in un libro. È alla lettera, punto per punto, tutto quello che faccio una volta alla settimana. È il fattore più importante per raggiungere lo stato in cui la mente è come l’acqua. Iniziate a seguire queste indicazioni, e ci riuscirete; se non le seguirete, il metodo GTD® non funzionerà.

Se non avete ancora questa abitudine vi suggerisco di scrivere nel vostro calendario “fare la weekly review GTD®” per i prossimi quattro venerdì; una volta presa questa abitudine la review vi sembrerà del tutto naturale.

Inoltre, vi suggerisco di creare una checklist per la weekly review che contenga tutti i promemoria che servono per la vostra vita quotidiana. Personalmente ho registrato questa checklist nel mio PDA, in modo che io possa ricordare tutte le attività necessarie per fare tabula rasa e ripartire con una nuova settimana.

La weekly review è il comportamento più critico per far diventare l’organizzazione personale una realtà vitale e dinamica, e per attuare completamente la metodologia Getting Things Done™.

Per esempio, il venerdì pomeriggio è un buon momento per la Weekly Review, dal momento che le piccole attività che inevitabilmente emergeranno potranno essere completate mentre le persone sono ancora al lavoro.

Raccogliere i pezzi di carta in giro

Raccogliete tutti i biglietti da visita accumulati, le ricevute e il restante materiale cartaceo nel vostro IN-tray

Portare IN a zero

Elaborare tutto il materiale cartaceo, gli appunti, i messaggi sulla segreteria telefonica e le e-mail.

Svuotare la testa

Mettere per iscritto tutti i nuovi progetti, gli action item, le attività in attesa e quelle in stato Prima o poi/forse.

Esaminare le liste di azioni

Smarcare tutte le attività completate. Controllare le annotazioni relative ad altri passi successivi da registrare.

Verificare il calendario della settimana passata

Controllate in dettaglio il calendario della settimana passata per individuare azioni da svolgere e materiale di riferimento che debba ancora essere trasferito nel sistema attivo.

Verificare il calendario delle prossime settimane

Analizzate il calendario delle prossime settimane, a breve e medio termine. Catturare le azioni individuate.

Analizzare la lista di attività in attesa

Registrare azioni appropriate per i follow-up necessari e smarcare le attività in attesa che si sono concluse.

Analizzare la lista dei progetti e dei risultati finali

Valutate lo stato dei progetti, degli obiettivi e dei risultati finali, uno per uno. Assicuratevi che ciascuno abbia un action item assegnato. Analizzate i piani di progetto, il materiale di supporto e qualsiasi altro documento in lavorazione per individuare nuove azioni, attività in attesa, ecc.

Analizzare le checklist di interesse

Utilizzate le checklist come innesco per ulteriori azioni.

Analizzare la lista Prima o poi / forse

Controllate eventuali progetti divenuti attivi, e spostateli nella lista Progetti. Eliminate gli elementi che non vi interessano più.

Siate creativi e coraggiosi

Avete altre idee nuove, meravigliose, strampalate, creative, rischiose, stimolanti? Aggiungetele al vostro sistema!

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